Assistant / Assistante de service formation

E-SANTE FORMATION, le centre de formation de la Mutualité Française Aveyron, référence de la formation professionnelle dans les secteurs sanitaire, social et médico-social recrute pour son centre de formation :

Un(e) Assistant(e) Formation

Missions : Rattaché(e) à la Responsable de l'organisme de formation, vous prenez en charge la gestion administrative, financière, logistique et commerciale des sessions de formation et vous venez en soutien pour la partie communication. A ce titre, vous :
- Assurez l'accueil physique et téléphonique.
- Mettez en forme différents documents administratifs et rédigez les comptes rendus de réunions.
- Assurez le suivi administratif et financier des dossiers formation, et contrôlez leur conformité.
- Gérez l'organisation logistique des formations (réservation et préparation de salles et du matériel adéquat, réservation de repas, préparation des divers documents, inscriptions des stagiaires, convocations, accueil des stagiaires, suivi et reporting ).
- Assurez le lien avec les formateurs pour la partie administrative (contrats, ordre de mission, factures )
- Gérez la relation client de l'élaboration de la convention jusqu'à la facturation (réalisation des documents administratifs réglementaires et envoi dans les délais impartis).
- Assurez la saisie des informations sur le logiciel formation.
- Assurez le classement et la numérisation des documents administratifs.
- Assurez un reporting d'activité régulier auprès de votre hiérarchie.
- Participez aux actions de communication (mise en forme et diffusion d'informations auprès des clients/prospects, animation des réseaux sociaux en lien avec le service Communication).
- Réalisez une prospection commerciale auprès des entreprises et tenez à jour le fichier clients/prospects dans le logiciel.
- Réalisez et envoyez des devis simples aux clients, sur délégation de la Responsable Projets et Ingénierie de Formation.
- Participez et vous vous impliquez dans la démarche qualité (QUALIOPI) du centre de formation.
Profil : Issu(e) d'une formation supérieure (Bac + 2 minimum) en RH ou assistanat administratif et/ou de gestion, vous bénéficiez d'une première expérience de 2 ans dans l'environnement de la formation professionnelle. Bonne maîtrise du Pack Office (Power Point, Word et Excel). La connaissance de l'environnement de la formation et du logiciel Gescof serait un plus.
Les atouts pour réussir sur ce poste : qualité d'accueil et d'aisance relationnelle, rigueur administrative pour le suivi des dossiers, qualité d'anticipation, de planification et d'organisation, autonomie, gestion des priorités et respect des délais, esprit d'équipe, bonne maîtrise du français écrit (maîtrise de l'orthographe, mails, rédaction de contenu ) et oral.
Salaire : Selon profil et expérience
Statut : Employé(e) - E4 (Convention Collective de la Mutualité).
Affectation : Rodez
Contrat : CDD 8 mois à temps plein (remplacement maternité) du 16/10/2023 au 14/06/2023

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon profil