Assistant / Assistante de manager

Gestion administrative du secteur
Aide à l'amélioration des outils informatiques et logiciel IKOS
Rédaction des compte rendus mensuels de secteur et des réunions mensuelles des assistantes techniques
Réclamations :
o Enregistrement et traitement des réclamations téléphoniques, courrier ou traitement direct avec le locataire
o Suivi des réponses aux mèls, aux courriers et à l'extranet
o Rédaction des courriers/mèls et SMS de 1er niveau
o Mise en forme des courriers/mèls émanant de la direction ou du responsable de secteur
o Prise des rendez-vous pour les surveillants de travaux et le responsable de secteur
o Traitement des urgences en relation avec le responsable de secteur et les surveillants de travaux
o Prise en charge des réclamations en cas d'absence ou de défaillance des gardiens
o Traitement et suivi des demandes de réparation par ordre de service sur le module technique
Suivi des travaux
o Suivi des petits travaux d'entretien en collaboration avec le responsable de secteur
Sinistres
o Suivie des réparations engagées par les techniques
Autres
o Participation aux réunions mensuelles des assistantes techniques
o Formation, soutien et tutorat des assistantes et stagiaires arrivant sur le secteur
o Organisation des remplacements en l'absence de la supérieure hiérarchique
o Remplacement de sa ou de ses collègues en cas d'absence
o Pour les congés, une des deux assistantes du secteur doit toujours être présente
o Classement et archivage

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 28000,00 Euros sur 13 mois