Assistant / Assistante de gestion (H/F)

L'ADMR comprend 26 associations réparties sur tout le département de la Charente Maritime. Quel que soit votre lieu d'habitation, nous avons un poste d'aide à domicile pour vous. Nos valeurs sont la proximité, le respect et la solidarité.

L'assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l'association auprès des différents publics. Il travaille avec le président bénévole de l'association.

Les principales missions :
Assure une mission généraliste
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)
Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité
Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.

Gestion administrative du personnel de l'association:
Assiste le président(e) de l'association dans l'accomplissement de sa mission.
Constitue le dossier d'embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d'embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail )
Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l'exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants )
Maintient à jour le registre unique du personnel
Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l'association
Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral
Assure le suivi de la modulation du temps de travail
Veille au respect des affichages obligatoires

Gestion des interventions à domicile.
En collaboration étroite avec les responsables de l'association :
Participe au choix des intervenants
Etablit le planning des salariés d'intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service
Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en ?uvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée
Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
Suit la prestation durant toute l'exécution du contrat de prestation
Assure le suivi des interventions par télégestion
Répond aux observations des clients
Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service
Effectue des visites à domicile et des présentations d'intervenantes

Gestion financière.
En collaboration avec les responsables de l'association :
Participe au recouvrement des factures
Effectue les enregistrements comptables

Nous demandons une maîtrise de l'outil informatique, plusieurs logiciels seront utilisés (main courante, logiciel de planification, mails )

Compétences techniques :
Maîtriser l'expression orale et écrite
Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires
Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires )
Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes

Compétences sociales :
Adopter un positionnement professionnel adapté
Faire preuve d'écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s
Travailler en équipe, coordonner son action
Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter

Compétences organisationnelles :
Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité
Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper
Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes
Avoir le sens de l'observation et de l'analyse
Avoir le sens de l'organisation et définir les priorités
Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle ...)
Contribuer à la qualité du service rendu
S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue
Agir en cohérence avec les orientations de la structure

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Classer des documents - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Piloter une activité - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Rémunération Horaire de 13,45 Euros sur 12 mois