Assistant / Assistante de gestion d'entreprise

En collaboration avec les différentes entreprises membres de la coopérative de construction, vous avez pour mission d'offrir une offre globale et de qualité à notre clientèle de particuliers et de professionnels

En assistanat administratif et commercial, vous :
- effectuez l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion du courrier et des mails ;
- identifiez le besoin client et transférez les éléments au référent commercial ;
- récoltez l'ensemble des devis transmis par les entreprises de la coopérative, contrôlez les éléments estimatifs et quantitatifs et saisissez l'offre globale ;
- contrôlez les besoins en quantité de matériaux et établissez les bons de commande pour la réalisation des chantiers ;
- apportez un appui administratif dans le suivi des chantiers (préparation des réunions de chantier, état d'avancement, échéanciers, ...) ;
- constituez les dossiers techniques obligatoires : contrat de construction(contractant général ou CCMI), déclarations d'ouverture des travaux (DOC),dossier des ouvrages exécutés (DOE),
- constituez les dossiers de demandes de branchements (eau, électricité, téléphonie), les dossiers de primes CEE
- constituez les différents dossiers de garanties et apportez les différents éléments demandés par les garants ;
- assurez le suivi d'un dossier d'appel d'offre public et privé (chiffrage, réponse, ...)
- gérez le suivi d'un dossier client sur notre logiciel PROGEMI
- entretenez une relation continue avec les entreprises associées de la coopérative, organisez les réunions, rédigez les comptes rendus, organisez l'assemblée générale, gérez les dossiers d'entrées et de sorties des associés dans la coopérative
- assurez la communication (salon de l'habitat, page Facebook, voeux, ...).

En assistanat comptabilité et gestion, vous :
- établissez les factures clients et règlements fournisseurs ;
- procédez au contrôle et la saisie des factures et règlements ;
- effectuez le rapprochement bancaire et les déclarations de TVA ;
- suivez les éléments de paiement des commandes (règlement, facturation, ...) et réalisez les balances des impayés ;
- concevez et mettez à jour des outils de suivi d'activité (tableaux de bord, indicateurs, procédures) afin de suivre la rentabilité et les échéanciers des chantiers.

Horaires : 24H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion budgétaire - Exigé
• Logiciels comptables - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Répondre à un appel d'offre - Exigé
• Élaborer des tableaux de bord - Exigé
• Réaliser une recherche documentaire - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Contrôler l'état d'avancement des travaux - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Réaliser des opérations comptables - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon expérience