Assistant / Assistante de gestion d'entreprise

Vous aurez pour objectifs de décharger les techniciens du bureau des tâches administratives, d'assurer un bon référencement de l'entreprise sur l'internet et de répondre aux demandes des fournisseurs et des organismes administratifs. Vous aurez pour missions :

Secrétariat :
Accueillir physiquement et téléphoniquement toute personne extérieure à l'entreprise

Administratif :
Relever le courrier postal
Traiter ou faire suivre les courriels de la messagerie « kontakt »
Préparer les dossiers de candidatures aux appels d'offre
Prendre en charge la partie administrative des affaires (DC4, assurance, juridique )
Alimenter et mettre à jour la base de données de contacts
Organiser les agendas des collaborateurs

Comptabilité :
Facturer et suivre les paiements (relances)
Préparer la pochette mensuelle et réaliser les exports à destination du cabinet comptable
Payer les fournisseurs
Déposer les chèques

Communication :
Alimenter le site internet
Animer les réseaux sociaux
Mettre en forme des présentations type powerpoint ou pdf

Petit ménage :
Hebdomadairement : passer l'aspirateur, vider les corbeilles à papier et sortir la poubelle.

Horaires à définir avec l'employeur

Horaires : 17H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Procédures d'appels d'offres - Souhaité
• Répondre à un appel d'offre - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Office 365 - Souhaité

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 850 à 950 € brut