Assistant / Assistante de gestion administrative

Centre Intercommunal d'Action Sociale:
services d'aide au maintien à domicile, portage de repas, épicerie sociale sur le territoire de Garazi Baigorri

Activités du poste
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
- Rédaction des contrats de travail et arrêtés administratifs
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les autres antennes, les collectivités et les élus
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate, (électroniquement ou papier) et de l'archivage
- Prise de notes, rédaction et suivi de comptes-rendus
- Assurer les tâches de secrétariat courantes et diverses
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant, gestion du courrier et des parapheurs
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, )
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération FPT filière admin