Assistant / Assistante de gestion administrative

Nous recherchons un(e) assistant(e) de gestion polyvalent(e).
En lien étroit avec votre responsable administratif et notre directrice administratif et financier, vous missions seront les suivantes :
I. Accueil physique et téléphonique des clients et fournisseurs de la Compagnie - Chaque mercredi
- Accueil téléphonique et physique des clients / fournisseurs
- Réception des courriers, colis de La Poste ainsi que de la livraison des palettes fournisseurs à faire entreposer dans l'espace stock
- Trier le courrier en fonction des entités par pochettes prévues à cet effet et les remettre à la DAF
- Enregistrer et transmettre les demandes entrantes des prospects et clients
- Orienter les différentes demandes aux personnes concernées en interne
II. Partie Client :
a. Suivi des Clients :
- Gestion de la base de données clients Codial, notre logiciel de gestion :
o Renseignement complet des coordonnées des particuliers et professionnels
- Gestions diverses des dossiers administratifs :
- Transmission et communication des informations aux personnels commerciaux internes selon les dossiers et demandes
b. Assistance Administrative Commerciale :
- Aide, en fonction des demandes et avec les informations transmises par les chargés d'affaires, à la rédaction des devis concernant les travaux de maintenance, remplacement de pièces détachées ou petits équipements, dépannages
- Envoi des devis réalisés par les chargés d'affaires aux clients concernés
- Aide au montage de dossiers pour les rencontres / réunions entre chargés d'affaires et clients
- Aide à la réalisation des dossiers photovoltaïques, en fonction des demandes et informations transmises par la Responsable Administratif :
- Suivi et gestion des demandes clients : communication des délais d'interventions, de livraison des fournitures
- Elaboration du planning en collaboration avec les équipes commerciales :
o Prise de rdv pour les chargés d'affaires sur site en fonction de leurs indications et disponibilités communiquées,
o Prioriser et planifier les interventions SAV, dépannages, maintenances
o Mettre à jour le calendrier des entretiens annuels et prise de rendez-vous
c. Facturation :
- Etablir les factures clients en fonction des demandes mails des chargés d'affaires :
- Recouvrement factures clients
III. Partie Fournisseur :
- Suivi des règlements fournisseur émis :
- Veille et suivi des factures à régler :
IV. Partie Ressources Humaines
- Saisie des heures dans Codial, notre logiciel de gestion :
- Transmission des récapitulatifs au service RH, en fonction du calendrier, pour élaboration des bulletins de paies
- Transmission au service RH des diverses informations relatives aux salariés : demandes de congés, RTT, absences, maladies

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros à 27600,00 Euros sur 12 mois