Assistant / Assistante de gestion administrative

L'Ufcv pour sa Délégation Occitanie recherche son ou sa futur.e assistant.e administrative des activités pour renforcer ses équipes en raison d'un accroissement de fin d'année.

L'Ufcv Occitanie est représentée par 160 collaborateurs répartis sur les différents sites de la région. Le poste à pourvoir est attaché au Département administratif et financier pour compléter notre équipe administrative et comptable composée de 8 collaborateurs.trices, qui sont sous la responsabilité de notre Coordonnatrice des services administratifs et Responsable Administrative et Financière.

Finalités et enjeux du poste :
Assurer l'accueil téléphonique et physique sur le site et la qualité des renseignements donnés
Contribuer à la gestion administrative des activités
Contribuer au bon fonctionnement général de la délégation

Vos principales missions :

Missions en relation avec les usagers :
Assurer l'accueil téléphonique et physique sur le site
Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription aux activités.

Administration des activités :
Favoriser une bonne communication interne
Gérer le courrier
Réceptionner les livraisons
Apporter son support sur le fonctionnement général du site

Support sur l'administration des activités :
Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels métiers ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
Suivre les règlements et comptes clients
Assurer diverses tâches de secrétariat

Horaires : 30H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Rémunération Mensuel de 1523,00 Euros sur 12 mois