Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Accueillir le public et participer à l'administration et à la gestion de la structure.

- Accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives )
- Accueillir les usagers du service, les informer et les orienter,
- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, veiller à l'occupation optimum de la résidence
- Participer à la sécurité des personnels et des biens,
- Contrôler l'accès des lieux,
- Veiller au respect du règlement intérieur,
- Rédaction de courrier, comptes-rendus, préparation de tableaux de suivi pour la direction
- Envoi de courriers
- Gestion des loyers et dégradations
- Saisie et gestion des encaissement par chèque, carte bleue, espèces, virement, paiement en ligne
- Génération et vérification des droits constatés/déconstatations
- Vérification des tarifs de constatations des dégradations et locations de produits
- Saisie, gestion et contrôle des remboursements
- Remboursements, notifications de départs
- Vérification et validation des journaux comptables
- Saisie des menues dépenses
- Suivi du compte de trésorerie
- Gestion et suivi des factures, dépôt dans Chorus
- Tenue de la caisse
- Encaissements
- Suivi des dossiers de mise au contentieux
- Saisie des opérations sur les logiciels dédiés
- Gestion des opérations de régie journalière et de fin de mois
- Rédaction des certificats administratifs
- Classement, archivage,
- Quittancement
- Rédaction de courrier, comptes-rendus, préparation de tableaux de suivi pour la direction
- Editions et suivi des offres d'emploi sur les sites dédiés
- Optimisation des outils informatiques pour le suivi de l'activité hébergement
- Rédaction et diffusion de comptes-rendus de réunions, courriers, procédures
- Assurer des taches de secrétariat de direction
- Mettre en place et vérifier les affichages en résidence (campagnes destinées aux étudiants)
- Accueil, information et orientation des usagers
- Suivi et gestion des boites mail
- Vérification et constitution des dossiers d'admission
- Participer à la réalisation des départs, arrivées, états des lieux
- Réception et traitement des différents courriers
- Classement, archivage
- Mise à jour des fiches de procédures

CDD 4 mois avec possibilité de renouvellement
Déplacements ponctuels entre deux sites (Bourget du Lac et Jacob-Bellecombette)

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
• Gestion budgétaire - Exigé
• Élaborer des tableaux de bord - Exigé
• Réaliser une recherche documentaire - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Sensibiliser un public - Exigé
• Réaliser des opérations comptables - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros