Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Placé(e) sous la responsabilité directe du responsable du service bâtiments et du responsable du Centre Technique Municipal (CTM), l'assistant(e) aura à assurer la coordination administrative et financière des services en charge des travaux d'entretien, maintenance, réhabilitation et construction des bâtiments communaux (50 bâtiments), des festivités et des véhicules.

Vous aurez pour principales missions :

En lien direct avec le Responsable du service Bâtiments :
- Assistanat et secrétariat,
- Accueil téléphonique et physique, transmission des informations au sein du service,
- Gérer les urgences, les réclamations des administrés, usagers et utilisateurs et tenir à jour le tableau de suivi des demandes d'interventions ou le logiciel de gestion des demandes logiciel AS-TECH lors de sa mise en place dont vous participerez au développement,
- Assurer les engagements comptables et la facturation (Logiciel Berger-Levrault, et tableau de bord de la coordination),
- Coordonner et suivre les dépenses de fonctionnement et d'investissement,
- Rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales, gestion du courrier (logiciel Kolok),
- Déclenchement de certaines demandes d'intervention avec les entreprises sous contrat,
- Assurer une aide à la mise en ?uvre de la politique d'achat du service - accompagnement à la passation et au suivi administratif et financier des marchés publics - (DCE - OS - EXE - PV Réception - DGD) - contrats - conventions - DM
- Structurer le classement et l'archivage (DOE, plans, PV de réception, diagnostics, organigrammes de clefs, véhicules ).
- Participer au suivi d'activité (tableaux de bord, notes de service ),
- Rédiger et mettre en ?uvre des procédures et des notes de service, tenir à jour les documents de la direction,
- Assurer le suivi des consommations des fluides (Eau, Electricité, Gaz, Chauffage Urbain, )
- Tâches diverses de gestion : réservation de salles, gestion des cartes essence, affichages et impressions, commande de fourniture, gestion de clefs

En lien direct avec le Responsable du Centre Technique Municipal :
- Transmission des informations concernant le CTM,
- Participer à la gestion des bons de travaux et à l'organisation administrative des festivités et des astreintes,
- Soutien administratif au responsable CTM et aux magasiniers
- Saisie des heures supplémentaires des agents et transmission aux ressources humaines,

En support avec le Directeur des Services Techniques
- Accompagner à la rédaction de documents techniques, administratifs, juridiques et financiers sur des projets à enjeux majeurs sur le plan de mandat,
- Gérer et suivre le budget des services techniques à l'échelle de la Direction,
- Aide à l'uniformisation des documents, procédures et pratiques de la direction.
- Assurer des remplacements de l'assistante de direction essentiellement dans l'accueil téléphonique, le traitement et la redistribution des interventions.

En support avec les coordinations des services des Espaces Publics (Espaces Verts, Voirie, Proximité, Environnement)
- Assurer des remplacements de l'assistante des services Espaces Publics essentiellement dans l'accueil téléphonique, le traitement et la redistribution des interventions.

Relations aux autres Directions de la collectivité :
- Etroite collaboration, pilotage et mise en ?uvre des procédures de fonctionnement interne avec tous les services municipaux et notamment le service Finances.

Profil recherché : expérience similaire sur le même type de poste ou en marchés publics ou comptabilité publique

Horaires : 37H40 Travail en journée

Compétences

• Code des marchés publics - Souhaité
• Gestion budgétaire - Souhaité
• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Logiciels comptables - Souhaité
• Organiser des réunions et des visites de chantier - Souhaité
• Élaborer des tableaux de bord - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Rém, selon profil