Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Au sein d'un centre de formation, vous assurez le suivi administratif (tenue de tableaux de bord, renseignement des extranets financeurs, contrôle et saisie des dossiers de rémunération stagiaires), l'organisation et la logistique des formations dispensées ; Vous gérez et coordonnez les informations liées aux prestations de formation (communication avec les apprenants, transmission des informations à l'équipe pédagogique); vous accueillez et informez les différents interlocuteurs; vous assurez le suivi post-formation dans sa dimension administrative.

Vos missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Recueillir et traiter les informations liées aux stagiaires accueillis : émargements, entrées/sorties, éléments de rémunération le cas échéant
- Recenser les éléments variables nécessaires à l'établissement des présences
- Constituer et suivre les différents dossiers de rémunération en liaison directe avec les formateurs et les organismes concernés
- Assurer et contrôler les déclarations mensuelles (heures stagiaires)
- Compléter les différents tableaux, comptages des présences et consommations des heures prévues des actions
- Saisir les éléments attendus sur les extranets et applicatifs dédiés au suivi des marchés
- Assurer les relations avec les prescripteurs et partenaires de l'association
- Traiter le courrier et les mails

Profil du candidat : BAC à BAC+2 (enseignement général, technologique ou professionnel). Vous disposez idéalement d'une formation en assistanat administratif.

Expérience souhaitée dans un poste similaire (ou transposable) d'au moins 1 an, idéalement dans le secteur de la formation professionnelle ou l'enseignement.
Vous êtes doté(e) d'une bonne capacité d'adaptation et d'une grande réactivité. Vos capacités à organiser votre activité, à gérer vos priorités vous permettront de mener vos missions avec succès. Votre autonomie, votre esprit d'équipe, votre sens de l'écoute seront des éléments clés pour réussir à ce poste. Votre aisance avec les outils informatiques vous permettra d'utiliser rapidement nos logiciels internes.

Connaissances, compétences et aptitudes professionnelles :
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Suite Office)
- Savoir évaluer les situations et les prioriser
- Aisance relationnelle, capacité d'écoute et d'empathie
- Bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie
- Réactivité et capacité d'adaptation

Poste 35 heures hebdo avec RTT, lundi au vendredi, basé à CARQUEFOU, déplacements ponctuels à prévoir sur notre site de St Herblain.
CDD du 01/10/2023 au 31/12/2023

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Classer des documents - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1839,52 Euros à 1908,56 Euros sur 12 mois