Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

GREEASE, spécialiste de la performance sanitaire, est une PME compétente pour répondre aux enjeux sanitaires et environnementaux liés à la qualité de l'air intérieur et de l'eau.
Application stricte des recommandations sanitaires en vigueur: règles de distanciation sociale et des gestes barrière pour limiter la propagation du Covid-19.

Il (Elle) réalise la bonne mise en ?uvre des exigences administratives de l'entreprise sous le contrôle de la cheffe d'agence. Il (Elle) assure la planification et la coordination des activités, des équipes et des matériels en lien avec les Directions d'exploitation et technique. Il (Elle) est le/ la garant(e) de la bonne marche du logiciel ERP de l'entreprise et participe au suivi qualité de l'entreprise.
Au sein de notre entreprise et en lien avec la Direction, vous aurez les missions suivantes

Gestion administrative d'exploitation sous ERP (EBP)
Suivi clients (Devis, commandes, factures, rapprochements et encaissement).
Suivi des fournisseurs (Commandes, BL, factures, rapprochement et décaissement).
Fournir tous les éléments permettant le contrôle budgétaire.
Assistance aux équipes sur le logiciel.
Suivi du pointage des collaborateurs.
Gestion des notes de frais.

Gestion des ressources
Être garant de la bonne planification des ressources en fonctions des demandes des porteurs d'affaires. En collaboration avec la cheffe d'agence, être capable d'adapter les ressources chantiers en fonction des besoins.
Traitement administratif des : demandes de congés, absences, etc et fournir les éléments pour la gestion de paie.
Être à l'écoute des équipes, participer à la cohésion et à l'accueil.

Gestion commerciale
Gestion du standard téléphonique.
Participation à la gestion du CRM.
Gestion des contrats de sous-traitance et des dossiers administratif d'appel d'offre.
Participation à la communication de l'entreprise (réseaux sociaux, évènements, etc ).

Horaires : 32H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Connaissance du logiciel EBP - Souhaité
• Connaissances en informatique - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 20976,00 Euros à 24000,00 Euros sur 12 mois