Assistant / Assistante de direction

Située à 15 minutes de Paris en RER, la ville du Vésinet offre un cadre de vie unique en région parisienne grâce à son modèle exceptionnel de Ville-parc. La ville dispose d'un patrimoine historique et culturel riche avec plusieurs édifices classés, des espaces arborés, ainsi que cinq lacs et rivières. La ville offre une douceur et un art de vivre uniques en unissant la nature et l'architecture.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction compétent(e) et motivé(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de l'organisation de la vie professionnelle du Maire, du Directeur de cabinet et du Directeur général des services.

Tâches principales :

- Réception et priorisation des demandes de services :

Vous serez en charge de la réception et de la priorisation des demandes des différents services de la collectivité. Vous devrez également rappeler les informations importantes et transmettre les messages aux personnes compétentes.

- Mise en forme de travaux de bureautique :

Vous devrez prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, ainsi que réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers. Vous devrez également organiser le classement et l'archivage des dossiers.

- Suivi des projets et activités de la direction :

Il vous faudra intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et renseigner des tableaux de suivi des activités du service.

- Accueil téléphonique et physique au secrétariat :

Vous devrez accueillir et renseigner les interlocuteurs (dont les appels entrants des administrés) et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Vous devrez également filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

- Organisation et planification des réunions :

Vous aurez pour mission de rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Votre profil :
- Vous êtes diplômé(e) a minima d'un diplôme de niveau 3 en gestion administrative
- Vous justifiez d'une expérience réussie en tant qu'Assistant(e) de Direction.
- Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se) dans votre travail.
- Vous êtes capable de travailler en équipe et de communiquer efficacement et rapidement.
- Vous êtes discret(e) et savez faire preuve de confidentialité.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion de courrier (Maarch, Néocity).

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1748,00 Euros sur 12 mois