Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, l'assistant.e de direction apporte une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables. Elle.il participe à l'élaboration de procédures métier, en assurant une veille réglementaire régulière.

Missions principales :

En tant qu'assistant.e de direction , vous réaliserez le suivi des projets et activités de la direction. Pour réaliser cette mission, vous rédigerez tous types de courrier administratifs, vous optimiserez et mettrez à jour les procédures internes. Vous serez également chargé.e de préparer les réunions, vous rédigerez les comptes rendus et procès-verbaux de réunion, vous renseignerez et mettrez à jour régulièrement les outils et tableaux de suivi des activités de la direction (ex : garanties, régies, indices de révisions de prix, fiches de révision des indicateurs d'activité, marchés en cours d'exécution, etc.). Vous renseignerez et alimenterez régulièrement le tableau de suivi de l'activité de la Direction.

Au niveau suivi des ressources humaines et du S.I de la direction, vous serez chargé du suivi des congés et absences, vous gérerez l'accueil des nouveaux recrutés (clés, droits d'accès, matériels, bureau, etc.) ainsi que la gestion des droits d'accès à Civil Finances.
De plus, vous interviendrez sur l'organisation de la vie professionnelle de la Direction en assurant l'accueil téléphonique et l'orientation des personnes, en optimisant l'organisation logistique des réunions et des missions de la Direction (réservation de lieu, convocation, invitation et préparation des dossiers). Vous organiserez les déplacements de la Direction (ex : réservation de moyens de locomotion) et assurerez la conception et mise à jour de l'annuaire de la Direction.

Enfin, vous participerez à la gestion des fournitures de bureau de la direction, au suivi des commissions et instances délibératives de la commune en lien avec les activités de la direction .

Profil recherché:
Vous avez un esprit de synthèse, l'esprit d'équipe, de rigueur et d'organisation dans l'élaboration de votre activité professionnelle.
En tant qu'assistant.e de direction, la connaissance des règles de la comptabilité publique souhaitable mais pas obligatoire. Vous connaissez les règles d'exécution de la commande publique et le principe de fonctionnement d'une collectivité.
Vous maîtrisez l'utilisation et l'élaboration de tableaux de bord et d'outils de planifications et suivi, vous maîtrisez les Logiciels Civil Net Finances, logiciel financier Civil Finances et Webdélib ainsi que les outils bureautiques (pack office, Excel, Word, Outlook).
Vous savez identifier les informations communicables à autrui et transmettre et expliciter les instructions.

Avantages (*sous conditions)
- Régime indemnitaire
- Prime annuelle de 800?
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*
- Sport pour les agents*

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Techniques de numérisation - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Exigé
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé
• Collecter et analyser des informations - Exigé
• Gérer un planning - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Exigé
• Civil Finances - Souhaité
• Logiciels Civil Net Finances - Souhaité
• Webdélib - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération A partir de 23 338 € / annuel