Assistant / Assistante de direction

La Maison du Jardin des Roses, EHPAD récent de 84 lits ayant deux unités protégées. Cet EHPAD fait parti d'ADEF RESIDENCES, association loi 1901 (1500 salariés) maître d'ouvrage et gestionnaire d'établissements médico-sociaux, réputée pour ses capacités organisationnelles et la qualité de ses établissements.

Sous la responsabilité du Directeur de l'établissement La Maison du Jardin des Roses, membre incontournable de la direction de l'établissement, vous êtes en charge des missions ci-dessous dans le respect des valeurs associatives, du projet d'établissement et avec le souci de promouvoir une culture de la bientraitance et bienveillance :

Gestion comptable et administrative

- Procéder à la saisie des règlements dans le logiciel de gestion et suivre les impayés
- Réaliser la facturation et élaborer le chiffre d'affaires
- Informer les résidents sur les démarches à réaliser pour obtenir les aides financières auxquelles ils ont droit
- Élaborer les états de facturation destinés aux Départements et en suivre les règlements
- Réaliser les rapprochements bancaires et les remises des chèques en banque ainsi que le suivi de la caisse
- Réaliser les déclarations obligatoires sur les portails des organismes
- Procéder au classement et archivage des documents administratifs dans le respect du RGPD

Ressources Humaines et administration du personnel

- Élaborer les DPAE et les contrats de travail/avenants du personnel
- Assurer le suivi des visites médicales d'embauche et des visites périodiques du personnel
- Saisir les éléments variables de paie du personnel dans le logiciel et assurer le suivi des absences (arrêts de maladie, Accident de Travail, etc.)
- Veiller à la bonne intégration des nouveaux salariés

Démarche qualité

- Maintenir une relation de qualité avec les résidents et les familles
- Contribuer à l'image professionnelle de l'établissement
- Participer aux différentes réunions institutionnelles

Et bien sûr vous épanouir au sein de notre équipe tout en contribuant au bien-être et au confort de nos résidents !

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1748,00 Euros sur 12 mois