Assistant / Assistante de direction

Etablissement public administratif, sous la tutelle du ministre des Armées, l'ECPAD est un centre d'archives et de production audiovisuelle de premier plan, bénéficiant du savoir-faire de ses 257 professionnels, militaires et civils, et reconnu par ses partenaires de la Défense et les professionnels de l'image.

Il témoigne de l'engagement de nos armées. Ses équipes de reportage, formées aux conditions de tournage opérationnel, sont présentes sur tous les théâtres d'opérations.

Le pôle de production audiovisuelle est composé de 85 agents, répartis dans 4 départements (pilotage, réalisation, moyens de tournage, postproduction).

Au sein du commandement du PPA, l'assistant(e) est placé sous l'autorité du chef du pôle. Il(elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de coordination, de gestion, de communication, d'information et de suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction de l'établissement ainsi que les chefs de département du pôle.

Organisation de l'agenda du chef de pôle et accueil :

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du chef de pôle (prise de RDV, courriers, e-mails, congés ).
- Accueillir physiquement les rendez-vous et réceptionner/filtrer les appels téléphoniques en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence) afin de rediriger/transmettre au besoin.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, missions, tournages, conférences téléphoniques, visioconférences, etc.) .
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du chef de pôle (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du chef de pôle :

- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au chef de pôle que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
- Gérer les frais liés aux missions : notes de frais, retours des ordres de missions.

Communication :

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

L'assistant(e) du chef de pôle pourra être également amené(e) à réaliser ponctuellement les taches suivantes :

- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers.
- Suivre les procédures d'appels d'offres.
- Assurer l'intérim du secrétariat de pôle (congés, maladie, etc.).
- Trier, organiser et rédiger une réponse des emails du chef du pôle.

Le poste est proposée sur une base contractuelle de 2 ans renouvelable (possibilité de CDI au bout de 6 ans) et la rémunération proposée est comprise entre 1 700? et 2 200? (net/mensuel) en fonction des années d'expérience.

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Entre 1700€ et 22