Assistant / Assistante de direction

GIF3 est une entreprise spécialisée en intérim et recrutement technique qualifié, à forte dimension humaine.
Notre agence délègue du personnel technique qualifié dans les métiers :
- de la Mécanique : générale, machines spéciales, automobile, aéronautique, ferroviaire
- du Bureaux d'études techniques : conception, R&D
- de la Qualité, achat et logistique
- de la Méthode, industrialisation, ordonnancement et planification

Notre agence GIF 3, spécialiste depuis plus de 50 ans dans la délégation de compétences techniques recherche, pour une société de 100 personnes, spécialisée dans la conception de machines spéciales et biens d'équipements, un Assistant de Direction (H/F)

Description du poste :

Assurer l'administratif
Assurer l'accueil
Gérer le courrier reçu
Organiser les déplacements, établir les notes de frais de la Direction du Directoire
Assurer l'approvisionnement de fournitures

Organiser les réunions
Tenir l'agenda du Directoire, du conseil de surveillance et comité d'audit
Organiser et suivre les réunions du conseil de surveillance et comité d'audit
Rédiger les comptes rendus et les procès-verbaux des diverses réunions et conseils
Préparer les dossiers et les présentations des diverses réunions et conseils
Planifier et organiser la logistique des réunions

Assurer le suivi juridique
Centraliser et suivre les dossiers en contentieux gérés par les Directions
Réaliser les formalités administratives (greffe, Kbis )
Rédiger les courriers du Directoire
Organiser, tenir à jour l'archivage de la documentation contractuelle et sociale (archivage physique, archivage électronique

Traiter des missions annexes
Réaliser et suivre les dossiers d'assurances
Assurer le back-up des assistantes

Votre profil:
Vous êtes titulaire au minimum d'un diplôme de niveau bac + 2 avec formation assistanat juridique.
Vous avez une expérience significative de minimum 5 ans dans un environnement industriel.
Vous maitrisez les outils informatiques et pack office.
Connaissance de l'anglais (écrite et orale)

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 45000,00 Euros à 50000,00 Euros sur 12 mois