Assistant / Assistante de direction

L'académie de Normandie recrute pour le secrétariat général un(e) assistant(e) de direction pour le secrétariat général dans le cadre d'un CDD à temps plein à pourvoir dès que possible.

Les missions principales du poste sont les suivantes :

- Suivi de l'agenda de Madame la Rectrice
- Accueil des rendez-vous de Madame la Rectrice (Rouen)
- Remontées de grèves
- Diffusion des préavis de grèves
- Gestion des distinctions honorifiques de l'académie de Normandie : Palmes académiques, Ordre national du mérite, Légion d'honneur
- Accueil physique et téléphonique
- Polyvalence au sein du secrétariat général : contraintes horaires et permanences durant les vacances scolaires
- Coordination de la mise en place des grandes instances de l'académie de Normandie (CAPA, CCP, CCSA) : convocations, compilation des contributions, constitution des dossiers, suivi des questions diverses
- Saisie de documents

Les compétences, savoir-faire et savoir-être attendues :
- Bonnes connaissance du système éducatif et des institutions en général
- Parfaite maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), du courrier électronique et d'internet
- Connaissance des logiciels AGORA, EPP et EPP privé
- Travail en équipe
- Qualités d'expression écrite et orale
- Qualités relationnelles
- Diplomatie
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion
- Disponibilité
- Réactivité

Contraintes éventuelles :
Amplitude journalière de 8h à 18h à coordonner avec les autres agents du pôle SG dans le cadre des obligations de service des personnels administratifs.
Assurer les permanences lors des vacances scolaires.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon la grille