Assistant / Assistante de direction

Au sein du Service des Affaires Administratives et Juridiques, vous êtes la/le collaborateur.trice direct.e des membres de la Direction Générale, composée de 5 personnes : le Directeur Général, la Directrice Générale Adjointe et trois Directeurs.

Vous travaillez également avec l'ensemble des services de l'Office, auxquels vous apportez un appui permanent et proactif dans l'organisation de leurs activités professionnelles et vous assurez une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits.


Vos Missions principales :

- Direction Générale : gestion des agendas, organisation de réunions, accueil physique et téléphonique, mise en forme de documents, rédaction de notes de synthèse et internes, réalisation de publipostages, gestion des déplacements, suivi des frais professionnels, commande de fournitures de bureau, établissement et suivi des budgets,

- Conseil d'administration et Bureau (4 CA et 11 BCA par an) : planification, préparation des séances (établissement de l'ordre du jour, mise en forme des rapports, convocation, mise en ligne des rapports et intégration dans le SIG), rédaction des procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité et publication, établissement des registres, établissement des frais.

- Juridique : planification des réunions trimestrielles interservices et préparation des supports, suivi des indicateurs et mise à jour des tableaux de bord, garant de la tenue des dossiers dématérialisés, montage des dossiers pré contentieux ou contentieux (ouverture, enregistrement, recherche et compilation des pièces, synthèse ), rédaction d'actes sous seing privé (convention de mise à disposition, transactions )

- Documentation : gestion des abonnements, suivi budgétaire et diffusion, garant de l'accès dématérialisé

Horaires : 35H52 Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Rémunération Mensuel de 2250,00 Euros à 2500,00 Euros sur 12 mois