Assistant / Assistante de direction

À Moret-sur-Loing, la Fondation Léopold Bellan gère l'Institut Médico-Educatif (IME) « La Sapinière » qui accueille des jeunes garçons et filles âgés de 12 à 20 ans, présentant un handicap mental léger ou inadapté. L'IME comporte 50 places en externat, 60 en internat de semaine et 10 places au sein de l'unité d'accueil temporaire.

Nous recherchons un(e) assistant (e) de Direction à temps-partiel (50% soit 17,5 h) jusqu'au 20/10/2023 inclus. Une prolongation est fortement envisagée.
Cette personne fait partie d'une équipe pluridisciplinaire où chaque professionnel, à partir de la fonction qu'il occupe, contribue à l'accompagnement des enfants accueillis. Nous recherchons une personne qui fera le lien avec notre Assistante de Direction actuellement à mi-temps. Sous l'autorité hiérarchique de la Direction de l'IME et au c?ur de l'activité de la structure, cette personne assure les missions suivantes :

Missions de secrétariat classique et suivi des dossiers :
- Gestion des courriers (rédaction, envoi/réception) vers les familles et les partenaires
- Assurer ponctuellement l'accueil et l'orientation des visiteurs et partenaires
- Gestion du stock de fournitures de bureau, gestion des commandes, contact des prestataires en cas de dysfonctionnement d'un équipement dans le cadre des contrats de maintenance.
- Suivi administratif des activités : gestion des dossiers (classement, archivage), participation aux réunions d'équipe, rédaction des comptes rendus, suivi de l'activité, statistiques, suivi des échéances MDPH, suivi des échéances en interne (synthèses, PPA, bilans)

Gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées :
- Assurer le recensement des demandes d'admission et des suites données aux demandes
- Être en charge de la constitution du dossier administratif de la personne accompagnée à son admission
- Mettre à jour le tableau des entrées et sorties des jeunes accompagnés (calcul mensuel du taux d'occupation)
- Organisation des réunions trimestrielles du Conseil de la Vie Sociale (CVS) en lien avec la Direction et son élection triennale
- Consolidation du rapport d'activité Annuel
- Consolidation du tableau de bord de la Performance (indicateurs ANAP)
- Contacts téléphoniques avec les familles et les partenaires extérieurs
- Suivi administratif des dossiers des jeunes via la plateforme Via Trajectoire.

Qualités attendues :
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonnes capacités organisationnelles, méthode et rigueur
- Maitrise des logiciels courants y compris Excel
- Bonne présentation
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Autonomie et capacité à travailler en équipe

Les avantages du poste :
- Rémunération selon les conditions prévues par la Convention collective du 31 octobre 1951 avec reprise ancienneté possible
- Congés trimestriels par an
- CSE -chèques cadeaux, chèques vacances
- Prime transport
- Congés fixes sur vacances scolaires
- Mutuelle employeur
- CCN51

Expérience souhaitée dans le secteur associatif ou médico-social
Expérience de 5 ans exigée en tant qu'assistante
Une prolongation est fortement envisagée. Les présences requises sont les : mardi, mercredi après-midi et vendredi.

Horaires : 17H50 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Rémunération SELON PROFIL ET EXPERIENCE