Assistant / Assistante de direction

LADAPT Rhône conduit des actions médico-sociales et des formations professionnelles à l attention de publics adultes handicapés et/ou en grandes difficultés sociales. Elle est organisée en plateforme et intégrée dans l association LADAPT au niveau national.

L'assistant-e de direction travaille en collaboration avec l'équipe de direction et les services supports (comptabilité et RH) afin d'optimiser la gestion de leur activité. Il ou elle assure le secrétariat courant de direction, de certains travaux administratifs et logistiques, et l'ensemble de ses tâches dans le respect des procédures et de la réglementation au moyen d'un environnement bureautique et informatisé. Il ou elle assure le suivi de certains dossiers et/ou projets qui lui sont confiés. Dans sa fonction d'information et d'accueil physique ou téléphonique, il fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle. Il ou elle centralise et transmet l'information afin de faciliter et favoriser la communication interne et externe.

Accueil, communication et tâches administratives :

- Vous recevez, collectez, et traitez les informations orales et écrites pour en assurer la transmission
- Vous préparez la rédaction de courriers et de comptes rendus (réunions, )
- Vous organisez et assurez le fonctionnement courant de votre poste bureautique et son classement pour le partage et la conservation de l'information
- Vous archivez et classez les dossiers
- Vous gérez les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité
- Vous serez en soutien du pôle administratif

Suivi de l'activité et rendus statistiques :

- Vous assurez la conception et suivi du tableau de mesure de l'activité et du tableau prospective activité
- Vous participez au reporting dans le cadre du suivi budgétaire, à la réalisation du rapport d'activité et du rapport budgétaire
- Vous effectuez la déclaration trimestrielle des flux CPAM
- Vous réalisez les statistiques, indicateurs et enquêtes pour les différentes institutions en lien avec le service informatique
- Vous effectuez la demande annuelle d'agréments de rémunération, des agréments de fonctionnement et si nécessaire vous faites les nouvelles demandes

Production de dossiers et planification d'événements

- Vous rédigez des écrits professionnels
- Vous organisez la logistique de réunions ou d'événements (identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement)
- Vous organisez les manifestations événementielles et êtes force de proposition
- Vous rassemblez les informations et documents pour la constitution de dossiers administratifs
- Vous contribuez à la gestion du temps d'un responsable et/ou d'une équipe de travail
- Vous assurez la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers
- Vous diffusez les tableaux de bord à jour (chiffre d'affaires, résultats )
- Vous participez à l'amélioration des outils de gestion

Appui à la gestion des ressources humaines et de la qualité:

- Vous organisez les réunions selon le calendrier prédéfini et assurez la diffusion auprès des professionnels des CR IRP, droit d'expression ( Blue Medi, )
- Vous êtes en appui à la production de notes de service et des CR d'entretien
- Vous gérez les outils et accompagnez l'évolution du système d'information (BlueMedi, IMAGO, Octime )
- Vous contribuez au bilan social

Ces tâches ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2245,00 Euros sur 12 mois