Assistant / Assistante de direction

Charleen, spécialisée dans l'accueil entreprise, propose des prestations d'accueil haut de gamme pour le compte de ses Clients sur des secteurs variés, Luxe, Beauté, Immobilier, Banque et Assurance, Cabinets d'avocats...

Nous proposons des prestations d'accueil en CDD et CDI, temps complet ou temps partiel tout au long de l'année.

Charleen, prestataire de service spécialisé dans l'accueil en entreprise et événementiel, recherche pour son client un groupe en assurances, un(e) assistant(e) de direction (h/f) en CDI à temps complet pour un démarrage dès que possible.

Rattaché(e) au Directeur du site, vous l'assisterez dans toute son organisation.

Dans ce cadre vos missions principales seront les suivantes :

Assistante auprès de la Direction :
- Note de frais, réservation de voyage
- Gérer le planning des invitations, de présence
- traitement du courrier
- L'organisation de réunions, de rendez-vous, de déplacements (réservations)
- Rédaction de comptes rendus
- La réponse aux mails de la Direction
- Reporting et suivi de statistiques
- Réalisation des bons de commande, demande de devis
- DSO

Assistance auprès des Chargés de Clientèle :
- Assistance sur la partie commerciale : PowerPoint, structurer les documents pour les Chargées de Clientèle
- Diffusion quotidienne de l'E-letter
- Préparation aux réponses pour appels d'offre
- Répondre aux besoins divers de l'équipe commerciale

Assurer la Gestion Logistique du Bureau :
- Suivre les prestations et la facturation des fournisseurs avec le service Logistique
- Veiller au stock des fournitures de bureau et passer commande
- Faire les demandes d'intervention pour problèmes techniques
- Faire le lien avec les équipes


Profil recherché :
Titulaire d'un bac +2 minimum, vous avez une expérience significative dans l'assistanat de direction/ ressources humaines ou l'administration.
Vous parlez anglais couramment.

Vous savez faire preuve d'organisation, de rigueur et de méthodologie.
Vous êtes autonome, doté(e) d'un bon sens relationnel, efficace et vous maîtrisez les outils de bureautique classiques (Word, Excel, Powerpoint).

Vous vous reconnaissez dans cette description ! Rejoignez dès à présent Charleen !

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Planning du personnel - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2600,00 Euros sur 12 mois