Assistant / Assistante de direction

La Fédération régionale des Travaux Publics Auvergne-Rhône-Alpes recherche un(e) assistant(e) de direction pour son site lyonnais.
Sous la responsabilité du Secrétaire général et au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes réparties sur 2 sites (Lyon et Cournon d'Auvergne), il/elle sera amené(e) à assurer :
- Gestion des réunions internes et externes (statutaires, commissions, syndicats professionnels, etc.) : Suivi du planning ; Réservations de salles, recherche de prestataires, contrôle des devis et suivi opérationnel ; Préparation et diffusion des invitations, ordres du jour, supports de présentation et comptes-rendus
- Relais opérationnel des événements, organisation logistique d'événements (séminaires, déjeuners, suivi des inscriptions )
- Accueil des adhérents
- Gestion du standard téléphonique
- Réception et dispatch du courrier
- Rédaction de courriers, publipostages
- Interface entre le secrétaire général et l'équipe
- Suivi de la comptabilité des syndicats de spécialité : Réception des factures, contrôle de conformité, règlement ; Communication trimestrielle auprès de l'expert-comptable ; Rédaction et expédition des appels de cotisations adhérents et suivi des encaissements
- Commandes de matériel et leur suivi, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Conception et suivi de tableaux de bord d'activité
- Coordination avec la délégation Auvergne
- Mise à jour base de données adhérents et partenaires

COMPETENCES :
- Excellente maîtrise du Pack Office Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Powerpoint)
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social, etc.)
- Utilisation d'un CRM (Type Saleforce)
- Capacité rédactionnelle

QUALITES :
- Bonne présentation
- Aisance relationnelle
- Autonomie
- Réactivité, gestion des priorités
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit d'équipe

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 28000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 13 mois