Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vos missions seront :

Assistance administrative :

- Secrétariat : accueil, appels, courriels, gestion des plannings, organisation de réunions y compris en lien avec le Cabinet du Maire ;
- Gérer l'agenda et assurer le suivi courrier du DGS, recherche d'informations pour la rédaction des réponses ;
- Gestion administrative : enregistrement des courriers et notes (dont suivi kolok et iparapheur), préparation des dossiers Permanentes (Webdélib, circuits, délais, relectures), suivi des compte-rendu de réunions, partage de documents sur le réseau ;
- Préparation des dossiers pour les différentes réunions et rendez-vous et suivi des comptes rendus des réunions de l'agglomération Perpignan Méditerranée Métropole
- Gestion de l'assemblée, organisation du Conseil Municipal, enregistrement des projets de délibérations, compte rendus des séances du Conseil et préparation des envois des décisions au contrôle de légalité

Assistance à l'organisation de projet :

- Organisation des relations avec les directeurs et chefs de services ;
- Coordination et préparation des réunions : réunions de Direction Générale, Finances, Urbanisme, Ressources humaines, Copil village de Noël ;
- Organisation des réunions du CCAS, EPIC PORT BARCARES MEDITERRANEE TOURISME, EPA BARCARES ANIMATIONS ;
- Rédaction des comptes rendus des comités de pilotage et organisation des différentes réunions
- Organisation des opérations électorales

Compétences :

- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social .. ),
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire,
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.

Prise de poste URGENTE

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Sténographie - Souhaité
• Techniques de numérisation - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Maitrise de l'orthographe et de la syntaxe, - Exigé
• Maîtrise pack Office :Outlook, PowerPoint, Excel, - Exigé

Rémunération 1500 euros net