Assistant / Assistante de direction

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE :
L'université Clermont-Auvergne (UCA) est une université française située en Auvergne (région Auvergne-Rhône-Alpes), et dont le siège est à Clermont-Ferrand. Elle est fondée le 1er janvier 2017 par la fusion des deux précédentes universités auvergnates, les universités d'Auvergne (Clermont-I) et Blaise-Pascal (Clermont-II).

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Rattaché-e au directeur de l'école, l'assistant-e de direction exerce principalement les fonctions de secrétariat du directeur de SIGMA Clermont tout en assurant également des missions annexes particulières.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Accompagner le directeur dans l'ensemble de ses missions (gestion d'agendas, de mails, d'appels téléphoniques)
- Gérer les réunions des instances (ordre du jour, convocation, rédaction de CR et diffusion)
- Assurer le lien entre la direction de l'école et les services internes
- Elaborer, rédiger et assurer la diffusion de documents (courriers, notes, support de communication, cartes de v?ux, cartons d'invitation)
- Suppléer le responsable administratif dans certaines missions
- Assurer l'approvisionnement de l'école en fournitures de bureau, goodies,
- Rédiger le rapport d'activités annuel de l'école
- Gérer les réseaux sociaux et assurer le lien avec l'association des alumni de l'école
- Assurer un support pour l'accueil d'évènements extérieurs de l'école (gala, RDD)
- Assurer la mise à jour des écrans de l'école et de l'ENT
- Gérer la lettre d'information de l'école


COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Réglementation et procédure de gestion de personnel (statut de la fonction publique)
- Organisation, circuit de décisions des établissements d'enseignement supérieur
- Maîtrise des systèmes d'information
- Maîtrise de l'expression écrite et orale et des techniques d'accueil

Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Diffuser et restituer l'information
- Savoir hiérarchiser, classer les informations réceptionnées
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en ?uvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (logiciel ADE - réservation salle et véhicule)

Compétences comportementales :
- Sens de la confidentialité
- Rigueur et réactivité

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : base INM 368, soit 1 811.58 ? brut mensuels pour un temps plein
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires soit 18h45 (pour 10 mois de contrat)
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail
- Participation Mutuelle à hauteur de 15? /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail


POUR POSTULER :
Veuillez faire parvenir un CV et une lettre de motivation au plus tard le 11 octobre 2023 à l'attention de M. le Président de l'Université Clermont Auvergne par mail

Horaires : 18H45 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération INM 368 soit 1811