Assistant / Assistante de direction

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE :
L'université Clermont-Auvergne (UCA) est une université française située en Auvergne (région Auvergne-Rhône-Alpes), et dont le siège est à Clermont-Ferrand. Elle est fondée le 1er janvier 2017 par la fusion des deux précédentes universités auvergnates, les universités d'Auvergne (Clermont-I) et Blaise-Pascal (Clermont-II).

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Le poste recouvre les tâches classiques d'assistant-e de direction sur le plan du suivi institutionnel et aussi des tâches d'appui du responsable administratif : gestion administrative du personnel enseignant et BIATSS, information et communication interne et gestion de l'entrepôt des données.
L'assistant-e de direction vient également en renfort au service des relations extérieures pour les mobilités étudiantes entrantes.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
Assistanat de Direction :
- Assister le Directeur dans l'organisation quotidienne (rendez-vous, convocations, réservations d'hôtels, restaurants, salles )
- Préparation administrative du Conseil d'école et des CODIR
- Gestion des informations orales (téléphones), écrites (e-mail, courrier) destinées à la direction de l'école
- Etablir des contacts directs avec l'extérieur
- Rédiger des notes, courriers à partir d'instructions
- Rendre compte de l'avancement des dossiers et procédures administratives en cours
- Rédaction des comptes-rendus des CODIR
- Gérer les réunions des instances (ordre du jour, convocation, rédaction de CR et diffusion)
- Assurer le lien entre la direction de l'école et les services internes
- Elaborer, rédiger et assurer la diffusion de documents (courriers, notes, support de communication, cartes de v?ux, cartons d'invitation)

Suivi de la gestion administrative des personnels
- Diffuser des informations relatives aux actes de gestion des personnels BIATSS et enseignants
- Accompagner le directeur dans l'ensemble de ses missions (gestion d'agendas, de mails, d'appels téléphoniques)
- Préparer des dossiers d'avancement, de promotion, de notation, ...
- Suivi des demandes de formation, des habilitations, des accidents du travail
- Gestion des absences
- Implication dans la démarche qualité (tenue des tableaux de suivi des indicateurs du processus RH)

Information / Communication
- Favoriser la circulation de l'information interne et assurer sa diffusion externe
- Accueillir, informer divers publics (enseignants, personnels BIATSS, étudiants, personnalités extérieures)
- Gérer un fonds documentaire administratif : fichiers de contacts, tableaux de bords
- Aider dans la mise en forme de dossiers (ex CTI)
- Prendre en charge des demandes de manifestations en relation avec le responsable technique au sein de l'école (mise à la signature, suivi sur planning, transmission de l'information aux personnels concernés ) et réserver des locaux sur ADE
- Gestion des véhicules et réservation sur ADE

Gestion entrepôt de données
- Collecter des informations pour alimenter des bases de données
- Collecter les données nécessaires pour répondre aux enquêtes (CTI, CDEFI, ONISEP )
Missions particulières
- Assurer l'approvisionnement de l'école en fournitures de bureau, goodies,
- Rédiger le rapport d'activités annuel de l'école
- Gérer les réseaux sociaux et assurer le lien avec l'association des alumni de l'école
- Assurer un support pour l'accueil d'évènements extérieurs de l'école (gala, RDD)
- Assurer la mise à jour des écrans de l'école et de l'ENT
- Gérer la lettre d'information de l'école.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération INM 368 soit 1811,58€ brut mensue