Assistant / Assistante de direction

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE :
L'université Clermont-Auvergne (UCA) est une université française située en Auvergne (région Auvergne-Rhône-Alpes), et dont le siège est à Clermont-Ferrand. Elle est fondée le 1er janvier 2017 par la fusion des deux précédentes universités auvergnates, les universités d'Auvergne (Clermont-I) et Blaise-Pascal (Clermont-II).

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Assistant-e de Direction exerce principalement des fonctions d'assistance administrative au Directeur de l'Institut SVSAE et à la Directrice Administrative. L'Institut SVSAE comprend 4 UFRs, 16 Laboratoires de Recherche et 1 Ecole Doctorale.
Il/Elle a vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des structures de Gouvernance qui composent l'Institut.
L'Assistant-e de Direction réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de l'administration. Il/Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
L'Assistant-e de Direction est placé-e sous la responsabilité du Directeur de l'Institut ainsi que de la Directrice Administrative. L'Assistant-e de Direction de l'Institut SVSAE est localisé-e sur le Site Dunant et devra être mobile sur les autres sites universitaires si besoin (Estaing et Cézeaux).

ACTIVITES ESSENTIELLES :
Activités liées à l'Assistanat :
- Assister le Directeur et la Directrice Administrative dans la gestion administrative des relations internes et externes ;
- Gérer les appels téléphoniques et l'agenda du Directeur et de la Directrice Administrative et contrôler les échéances
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des instances (ordre du jour, convocation, lancement des réunions en distanciel, prise de note, rédaction de PV et diffusion )
- Préparer les dossiers du Directeur et de la Directrice Administrative, en vue des réunions et des interventions, en veillant au respect des délais, et en lien étroit avec les services des instituts
- Assurer l'organisation administrative et logistique des élections de l'Institut
- Gérer et traiter l'ensemble des informations écrites (courrier, notes de service, courriers électroniques) et orales (téléphone, accueil, rendez-vous )
- Elaborer et rédiger des documents (courriers, notes, procès-verbaux...)
- Transmettre en interne (composantes et laboratoires de recherche) et en externe, les décisions prises et les informations pertinentes
- Gérer des enquêtes
- Alimenter des tableaux de bord, mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Gérer le fichier des contacts institutionnels (liste de diffusion, listes des référents )
- Organiser et suivre les déplacements du Directeur
- Gérer les ordres de missions des personnels propres Institut (Directeur, Directrice Administrative, Chargés de mission )
- Suivre les parapheurs en interface avec la Direction
- Gérer les boites mails génériques du Directeur et de la Directrice Administrative (suivi et archivage)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Instruction du marché public Goodies pour l'Institut
- Interagir avec le chargé de communication et le Gestionnaire Graduate Tracks (transmission d'information)

Activités Support :
- Gérer les procédures de recrutement
- Réaliser le suivi RH de proximité des personnels de l'Institut (contrats de travail, congés, heures supplémentaires, )


SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : INM 368 soit 1811.58? brut mensuel
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Congés : 49 jours de congés annuels pour un temps plein d'un an (base 37h30)
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
- Participation Mutuelle à hauteur de 15? /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération INM 368 soit 1811,58€ brut mensuel