Assistant / Assistante de direction

Vous êtes rattaché.e à la Direction du Pôle Arts de la Scène et Grands évènements et l'accompagnez dans la réalisation de ses missions autour de la mise en valeur de la programmation artistique et événementielle du territoire :
- Assister la Direction : gérer l'agenda, organiser les rendez-vous/réunions/visites/déplacements, travailler en collaboration avec les équipes, rédiger les comptes-rendus des réunions, garantir un reporting régulier, rechercher, centraliser et diffuser les informations
- Assurer le suivi administratif de la Direction : assurer le suivi des courriers/parapheurs/notes, prendre les notes, réaliser et saisir des documents, suivre les dossiers spécifiques (courriers pilotés, demandes du cabinet ), assurer le suivi des dossiers administratifs, rédiger les courriers, suivre les projets et activités de la Direction
- Assurer l'accueil téléphonique : transmettre les messages, fournir le premier niveau d'information, réorienter si nécessaire
- Autre mission possible : renfort pour l'organisation d'évènements associatifs au sein de la Direction
Vous possédez un Bac +2 avec une première expérience en assistanat de Direction OU une expérience confirmée en assistanat de Direction + de bonnes connaissances des process liés à la Fonction Publique (procédures de validation, normalisation des courriers ) +une appétence pour la culture. Les candidatures ne présentant pas cette expérience ne seront pas étudiées
Vous êtes en capacité d'être autonome rapidement, vous aimez apprendre, vous avez des capacités d'anticipation et d'organisation très fortes et vous maîtrisez les outils informatiques

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• outils informatiques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération selon grille de la Fonction Public