Assistant / Assistante de direction

Ministères économiques et financiers
Secrétariat Général
Service des ressources humaines

La direction interministérielle de la transformation publique (DITP) qui pilote le programme de transformation publique défini par le gouvernement, recherche un(e) assistant(e) de direction.

Sous l'autorité de la directrice de cabinet, le titulaire du poste assure le secrétariat du délégué interministériel à la transformation publique, en binôme avec l'assistante du délégué interministériel ainsi que du chef du service "Pilotage des transformations et des politiques prioritaires".

Au titre du secrétariat de direction du délégué, les missions du titulaire sont les suivantes :

- Accueillir les visiteurs
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Organiser l'activité du Délégué (tenue de l'agenda, prise de RDV, préparation des dossiers afférents, organisation des réunions de Direction)
- Mettre à jour des bases de contacts du Délégué
- Traiter les mails de la boîte générique du secrétariat, rôle d'alerte et de veille sur la boite du Délégué
- Planifier l'activité du conducteur du Délégué
- Gérer les déplacements professionnels (ordre de mission, états de frais, commandes de billets)
- Suivre le courrier entrant et sortant, suivi des visas et signatures
- Classer et archiver, tenir des fichiers partagés
- Gérer les frais de représentation du cabinet et du Délégué

Au titre du secrétariat de chef du service, les missions du titulaire sont les suivantes :

- Organiser les réunions ciblées (prise de RDV, préparation des dossiers afférents)
- Gérer les déplacements professionnels du service (ordre de mission, états de frais, commandes de billets)

L'assistant(e) exerce ces activités en binôme et en renfort de l'assistante dédiée au DITP.
Le titulaire du poste travaille au quotidien avec de nombreux interlocuteurs externes (Secrétariat général de l'Elysée, cabinet du premier ministre, cabinets ministériels, préfectures...) en lien permanent avec la Directrice et la cheffe de cabinet, le Secrétariat général, le centre de services partagés du bâtiment Ségur, ainsi que l'ensemble des équipes de la DITP.

Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée.
Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.
Expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel...) appréciée.
Appétence pour le travail en binôme, le travail en équipe et les environnements dynamiques.
Bonne maîtrise des outils de bureautique indispensable.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Après entretien