Assistant / Assistante de direction

- Assistanat aux Conseillers, Bureau et Conseil
- Validation des demandes de billets de train et d'avion pour les élus (sauf Président) et réalisation des ordres de mission nécessaires
- Gestion des Ordres de mission
- Gestion et suivi des Bons de commande du service et des élus
- Gestion du matériel des Conseillers lors de l'installation et durant leur mandat
- Assistance pour la préparation de tous documents en lien avec le Bureau et le Conseil (présence le vendredi 8h) (mise en page de documents, suivi des envois, impression des documents, installation de la salle, etc.)
- Mise à disposition et suivi des demandes d'extériorisation des Juridictions pour le Conseil
Etc.

- Affaires extérieures
- Assistanat du Grand Secrétaire aux Affaires extérieures et du Grand Secrétaire adjoint aux Affaires extérieures : préparation courriers, gestion des déplacements, etc
- Assistanat du Président adjoint en charge du Maçonnisme et Juridictions : préparation et suivi des commissions, etc.
- Reprise du suivi des fichiers des différentes associations étrangères et du site à destination des adhérents : mise à jour du fichier, classement/enregistrement des documents relatifs à chacune
Etc.

- Assistanat pour la gestion des associations membre d'un collectif
- Préparation et envoi des convocations, des ODJ des réunions
- Préparation des réunions (suivi/enregistrement des réponses des membres, préparation de la liste des participants, préparation de la feuille d'émargement)
- Préparation de la salle du Conseil de l'Ordre le jour de la réunion
- Mise à jour de la liste des membres, diffusion d'informations
- Suivi, gestion et diffusion des communiqués pour signature : ajouts des signatures et logos sur les communiqués, diffusion des communiqués.

- Manifestions : assistanat, préparation et gestion des manifestations organisées

- Gestion des demandes de réservations de salles pour les différentes entités et pour les adhérents, réunions présentielles et distancielles

- Assemblée générale
Assistance pour la préparation de tous documents en lien avec l'assemblée générale et la cérémonie de Clôture (mise en page de document, suivi des envois, mise à jour de fichiers, etc.)
Etc.

- Gestion et suivi des dossiers et demandes en l'absence des membres de l'équipe

PRE-REQUIS :
- niveau Bac +2 à +4
- expérience de 5 ans minimum

CONTRAT :
- CDI à temps plein 35h
- Statut non cadre

PACKAGE SALARIAL :
- 35 à 39 K? annuel brut sur 13,5 mois
- Mutuelle 80%
- Navigo 100%
- Chèque déjeuner à 12?
- CSE,
- PEE / PERCOL

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 35000,00 Euros à 39000,00 Euros sur 13 mois