Assistant / Assistante de direction

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

ASSISTANTE/ASSISTANT DE DIRECTION A LA DIRECTION DES FINANCES


DESCRIPTION DU POSTE

Fonctions d'assistante de direction:
-Accueil du public : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services et gestionnaires concernés, premiers renseignements
-Pilotage de l'agenda du directeur
-Organisation de rendez-vous et réunions : invitation des participants, propositions de date, fixation date, réservation des salles, ordre du jour, liste d'émargement, préparation des dossiers. Priorisation des RDV et réunions.
-Rédaction et mise en forme de documents
-Rédaction de comptes-rendus d'instance et de réunions
-Enregistrement du courrier départ/arrivé (numérisation et suivi)
-Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes et réapprovisionnement auprès des magasins général et alimentaire
-Assistance technique et logistique : gestion administrative /appel à la maintenance : téléphone, ordinateur, photocopieur, électricité...
-Suivi du planning des agents

Autres fonctions au sein du service des admissions et de la facturation :
-Identitovigilance (suivi de certains indicateurs), régies (scan des décisions, transmissions des décisions, gestion des enveloppes de dépôts et des registres), saisie des actes de laboratoires.



PROFIL
Rigueur professionnelle
Discrétion
Sens de l'organisation et capacité à prioriser
Qualités relationnelles et diplomatie
Maîtrise des outils informatiques
Maîtrise de la communication écrite et orale
Capacités rédactionnelles
Goût pour le travail en équipe et la polyvalence

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros à 2101,00 Euros sur 12 mois