Assistant / Assistante de direction

Missions :

/ Répondre aux Appels d'Offres publics : Cibler les AO en fonction de critères variés (Références, cohérence avec la production de l'agence, contexte politique ) et y répondre avec efficacité et pertinence.
- Lecture et sélection des appels d'offre selon références et compétences de l'agence
- Analyse des compétences attendues et constitution des équipes (association de BET) / mise en place de partenariat.
- Constitution du dossier administratif de l'agence / Mise en page des dossiers de références.
- Relecture des notices méthodologiques en lien avec un architecte de l'agence
- Questions/réponses avec Maitre d'ouvrage
- Mise en place d'outil de veille (tableau d'analyse, statistique simple...)

/ Communication : Communiquer autour des projets selon la stratégie de communication de l'agence (établie en lien avec un architecte associé) dans l'optique de développer de nouveaux projets :
- Mise en place du site web de l'agence en collaboration avec un studio graphique.
- Rédaction de fiche projet des ouvrages construits ou non, constitution des dossiers de sélection aux différents prix et trophées, animation réseaux sociaux...
- Contrôle de respect de la chartre graphique de l'agence.

/ Assistance à la gestion du bureau et secrétariat : Appuyer le bon fonctionnement financier et humain de l'agence, et gestion administrative quotidienne.
- Mise à jour des tableaux de suivi comptable analytique / comptabilité prévisionnelle
- Gestion salariale (comptabilité jours de congés, fiche de paies en lien avec l'expert-comptable)
- Facturation et suivi comptable
- Gestion des fournitures
- Rédaction de tableau de répartition d'honoraires en lien avec un Architecte de l'agence.
- Animation de la vie sociale de l'agence (anniversaire, voyage d'agence...)
- Gestion des agendas et déplacements
- Ouverture courrier + standard téléphonique
- Gestion administrative (paiement cotisation, déclarations organismes sociaux ...)

Qualifications requises :

- Toute expérience en réponse d'appel d'offre, communication, assistance de direction constituera un atout.
- Des connaissances et une aisance en comptabilité sont indispensables.
- Parfaite maîtrise du pack office (Word, Excel)
- Une bonne maîtrise sur des logiciels de mise en pages (InDesign ).

Qualités requises :

- Polyvalence et sens de l'organisation
- Sens de l'initiative et des responsabilités
- Volontaire, dynamique
- Capacité à s'intégrer à une équipe dynamique
- Aptitudes rédactionnelles avérées (parfaite maîtrise de l'orthographe) : esprit de synthèse, qualités relationnelles
- Créatif.ve et rigoureux.se, vous savez faire preuve d'autonomie et d'esprit d'équipe.

Merci de transmettre vos CV et book

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Réaliser une veille documentaire - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1750,00 Euros à 1850,00 Euros sur 12 mois