Assistant / Assistante de direction

* Candidature (CV et lettre de motivation) à envoyer avant le 30 septembre 2023, dernier délai, à l'attention de M. le Président *

Au sein de la direction chargée du développement économique, vous apporterez une aide permanente en terme d'organisation, de gestion, de communication d'information et d'accueil. Vous serez amené(e) à travailler en lien avec les différents sites gérés par la direction et à favoriser la connexion entre la direction/les élus et les différents responsables.

Vos activités :
* Accompagner le DGA au quotidien
- suivi des demandes au quotidien,
- organiser, assurer le suivi administratif, agenda,
- participer au suivi du budget du pôle en lien avec la responsable.

* Mettre en place une plateforme unique d'accueil des porteurs de projets économiques :
- assurer l'accueil téléphonique et mail de la direction,
- améliorer les outils de communication existants.

* Participer à l'organisation permanente de la direction :
- suivre les agendas
- gestion des congés
- rappeler des informations importantes
- assurer la réception, le traitement et la diffusion de l'information : transmission de notes de service, compte rendu de réunions
- s'assurer de l'envoi et du suivi des courriers

* Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents administratifs (préparation de documents pour réunion, rapports, comptes rendus, procès-verbaux)
- organiser les réunions, les commissions, relecture des délibérations
- réaliser des PowerPoint et autres supports de présentation

* Accompagner et assister les collègues de la direction
- réaliser des diagnostics de terrain
- assurer une veille sur les statistiques économiques ;
- participer à l'organisation des événementiels et club d'entreprises sous l'autorité de la personne compétente ;
- accompagner les gestionnaires de sites (campus, co-working ) pour l'accueil et élargir les horaires d'ouverture.

* Contribuer ponctuellement ou temporairement à l'ensemble des missions de la direction, en appui des collègues et en solidarité, en fonction des plans de charge.

Poste à pourvoir à compter de mi-octobre 2023.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• aisance rédactionnelle. Maitrise orthographe - Exigé
• connaissance de l'environnement territorial - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération selon exp. env.1600 euros net