Assistant / Assistante de direction

Gestion
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service (courriers, messageries, appels, classements, suivi de dossiers, agendas ) ; assurer l'archivage dématérialisé et le partage des informations de la base des données
- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Assurer la gestion administrative et financière du service, apporter un soutien administratif aux porteurs de projets de recherche
- Assurer la gestion des déplacements en France et à l'étranger des membres de l'unité ainsi que des personnalités extérieures (ordres de missions)
Communication
- Coordonner l'organisation des réunions, contribuer à la rédaction des comptes rendus des instances; contribuer au rapport d'activité annuel
- Contribuer à l'organisation de séminaires de recherche, des colloques et des journées d'études ; assurer le contact permanent avec tous les services lors de l'organisation des événements scientifiques,
- Publier des articles sur le site internet de l'INSEI et plus largement mettre en ?uvre la communication et la diffusion des informations en interne et à l'externe
Interfaces
- Coordonner son activité avec celle de la secrétaire en charge des relations internationales
- Participer à la consolidation des partenariats avec la chargée de mission « Rayonnement et partenariats ».
- Favoriser la coopération avec les services de la recherche et des relations internationales de Cergy-Paris Université et, plus largement, des établissements partenaires.

Connaissance, savoir :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une Ecole Doctorale et de la formation doctorale
- Connaissance des techniques de gestion administrative
- Connaissance des règles de gestion financière et comptable
- Maîtrise de l'anglais (niveau B2 minimum)
- Techniques de communication écrites et orales

Savoir-faire :
- Bureautique (niveau expert)
- Compétences rédactionnelles
- Classement partagé physique et numérique, archivage institutionnel
- Sens de l'organisation, respect des délais, anticipation, gestion de aléas

Savoir être :
- Autonomie et polyvalence
- Travailler en équipe
- Sens de l'initiative et de la prise de responsabilité
- Discrétion et fortes qualités relationnelles
- Capacité organisationnelle

Encadrement : NON
Conduite de projet : NON

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois