Assistant / Assistante de direction

L'Unapei 92, est une association issue du mouvement parental. Ses actions visent à soutenir les personnes en situation de handicap et leurs familles en vue de favoriser leur plein épanouissement et leur insertion sociale.

56 établissements et services médico-sociaux,1100 collaborateurs, plus de 2250 places, dans les départements 92 (47 établissements), 28 (7 établissements) et 27 (2 établissements).

Missions : Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Adjointe des Foyers du Mesnil, vos missions sont les suivantes :
Gestion administrative des dossiers des résidents :
Vous assurez la complétude des informations concernant le volet administratif de chacun des résidents dans le dossier unique de l'usager.
Administration du personnel :
Vous réalisez les formalités d'embauche : rédaction des contrats de travail à durée déterminée, DPAE, transmission des documents et du matériel relatif à l'embauche (badge, mutuelle, justificatifs, )
Vous élaborez les éléments variables de paie et tenez à jour les différents registres liés à l'administration du personnel (registre du personnel, tableau des accidents du travail ).
Vous organisez les visites médicales.
En collaboration avec la Directrice Adjointe, vous assurez le suivi de la bonne tenue des plannings sur le progiciel OCTIME.
Vous êtes le référent et l'interlocuteur privilégié du service paie.
Gestion comptable :
Vous effectuez la facturation liée à la participation des résidents aux frais d'hébergement et assurez le suivi de l'état des facturations incluant l'état de présence et absence des résidents. A ce titre vous êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) de service comptabilité. Vous assurez la gestion de la caisse.
Logistique
Vous assistez la Directrice Adjointe dans les relations avec les prestataires « restauration », « blanchisserie » et « transport » et serez l'interlocuteur(trice) privilégié(e) du technicien de maintenance et de la lingère.
Vous gérez les fournitures et les consommables suivant les procédures associatives en vigueur.
Gestion de l'accueil
Vous supervisez et organisez le secrétariat de l'établissement, l'accueil physique et téléphonique et le traitement quotidien du courrier ainsi que la gestion documentaires (archives, classement ).

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon CCN 66 et selon l'ancienneté