Assistant / Assistante de direction

En relation permanente avec la Direction générale, le Président, les vice-Présidents, les maires et les partenaires institutionnels, l'assistant(e) de direction aura en charge :

1. La gestion administrative de la Direction Générale et des services techniques :
- Assurer la gestion de l'agenda, la prise de rendez-vous et les déplacements du Président et de la Direction Générale,
- Assurer le secretariat des 3 postes de Direction Générale (1 DGS et 2 DGA) et des services techniques,
- Contribuer à la bonne circulation des informations et la promotion de modes de fonctionnement privilégiant la transversalité (notament le mode projet),
- Organiser les réunions de travail pour les membres de la Direction (planification concertée, rédaction et envoi des invitations et ordre du jour, préparation et diffusion des documents supports, préparation de la salle de réunion, rédaction, mise en forme et envoi des comptes-rendus de réunion),
- Organiser les réunions internes en présence du Président et de la Direction générale,
- Recevoir, filtrer les appels du Président et de la Direction Générale et prendre des contacts directs ou téléphoniques avec les services et les interlocuteurs extérieurs pour suivre les dossiers,
- Suivre et mettre à jour le fichier contacts,
- Assurer la gestion de parapheurs,
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs et reporting etc.) et participer à la planification de certaines missions effectuées en régie par les services techniques.
2. L'accompagnement de l'action du Président et du DGS :
- Suivre et contrôler l'organisation et le déroulement de certains évènements, en lien avec le service communication,
- Rédiger les courriers, courriels, notes et mémos,
- Mettre à disposition et /ou diffuser des documents pour le Président,
- Suivre les dossiers, thématiques et projets complexes en fonction de l'actualité,
- Faciliter la planification des instances du Syndicat en lien avec le secretariat général et les élus du Syndicat.
Diplômé(e) au minimum d'un BAC+2 , vous justifiez d' une expérience réussie dans un poste similaire.
Savoir-faire opérationnel :
- Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil physique et téléphonique,
- Disposer de grandes capacités rédactionnelles,
- Maitriser les outils de gestion et de communication informatiques,
- Savoir hierarchiser et classer les informations receptionnées,
- Savoir restituer, synthétiser et transmettre les informations,
- Savoir faire face aux situations d'urgence.
Savoir être :
- Discrétion, confidentialité, diplomatie, organisation,
- Esprit de synthèse, rigueur et clarté,
- Capacités à travailler de manière transversale,
- Disponibillité et capacités d'adaptation.
Poste à pourvoir dès septembre 2023
Rémunération : conditions statutaires + régime indemnitaire + prime annuelle + CNAS + Tickets restaurant, participation mutuelle labellisée et prévoyance.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2400,00 Euros à 2500,00 Euros sur 12 mois