Assistant / Assistante de direction

Nous sommes actuellement à la recherche d'un ou une assistant.e de direction pour un remplacement (minimum un mois)

Collabore étroitement avec le (la) Directeur(rice) Générale,
- Seconde le (la) Directeur(rice) Générale au sens large pour faciliter la mise en ?uvre de
sa mission,
- Prendre en charge les tâches organisationnelles,
- Trouver les informations et les transmettre,
- Résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité de le (la) Directeur(rice) Générale
PRINCIPALES TÂCHES
La liste des tâches est non exhaustive, elle est définie à l'initiative de l'entreprise.
ACTIVITÉ 1 : ORGANISATION ET GESTION
- Gestion du planning, agenda, et organisation de rendez-vous de le (la) Directeur(rice)
Générale
- Organisation et préparation des réunions, prise de notes
- Organisation des déplacements, ainsi que ceux des responsables et collaborateurs du
pôle
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées à l'activité de le
(la) Directeur(rice) Générale
- Suivi et traitement du courrier
- Préparation et suivi de dossiers
- Gestion des plannings et organisations des congés des équipes du pôle de manière à
assurer la continuité des missions
- Veiller au fonctionnement logistique des pôles de l'activité en lien avec le service dédié
ACTIVITÉ 2 : ÉQUIPE
- Coordonner l'interface avec différents services (ressources humaines, juridique, financier, développement, maintenance,
ACTIVITÉ 3 : ÉVÈNEMENTS
- Organiser ou manager tous les évènements spécifiques comme l'organisation de réunions, de conférences, salons professionnels, etc.

Horaires : 38H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
• compétence en management - Souhaité
• connaissance des partenaires et institutions - Souhaité
• connaissance du secteur - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 23794,00 Euros sur 13 mois