Assistant / Assistante de direction

La Fédération du BTP 13 est une organisation professionnelle basée à Marseille qui a pour mission l'accompagnement et le soutien des entreprises de la profession par le biais d'actions et d'initiatives favorisant leur développement, leur représentation et leur défense.

Directement rattaché(e) à la Présidence et à la Direction, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction (H/F) POSTE À POURVOIR IMMEDIATEMENT

Vous accompagnez et vous assistez au quotidien la Direction et la Présidence dans leurs fonctions. Cela implique une grande diversité de tâches, tournées aussi bien vers la gestion interne de la FBTP13 et de ses structures annexes que vers les entreprises adhérentes.


Vos principales missions sont :
- Assister la Direction générale et la Présidence dans la rédaction de courriers, notes et documents divers
- Gérer les agendas avec l'organisation de rendez-vous, réunions, déplacements
- Assurer la gestion administrative de la comptabilité et des finances de la Fédération et de ses autres structures
- Participer à la préparation des réunions statutaires (AG, bureau, Conseil d'Administration)
- Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel
- Préparer des dossiers liés à la vie syndicale
- Assurer la gestion logistique et informatique de l'organisation
- Tenir à jour le fichier des interlocuteurs de la Fédération
- Accueil, gestion téléphonique

- La connaissance du fonctionnement d'une organisation professionnelle serait un plus

Informations complémentaires :
- Permis nécessaire
- Déplacements occasionnels sur le territoire des Bouches-du-Rhône
- Participation occasionnelle à des évènements en soirée

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Exigé
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2300,00 Euros à 2500,00 Euros sur 13 mois