Assistant / Assistante de direction (H/F)

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.

Présentation de la structure :

L'Ecole Universitaire de Technologie (EUT) regroupe les trois IUT de l'UGA . Ils couvrent les champs de formation secondaires et tertiaires et préparent à des diplômes de niveau bac+2 à bac+5 à vocation professionnalisante. Cette composante est née de l'ambition de porter haut la professionnalisation au sein de l'UGA en organisant la possibilité d'une formation tout au long de la vie pour tout public, facilitant un aller-retour toujours possible entre carrière professionnelle et formation. La mission de l'EUT est de former des professionnels reconnus pour leurs compétences académiques, professionnelles et comportementales mais aussi d'accompagner les publics de tout âge dans la construction de leurs projets professionnels. Pour accomplir cette mission, l'EUT entretient des relations étroites avec les employeurs de son territoire, les autres composantes de l'UGA tout comme ses partenaires internationaux.

Structure récemment créée en vertu des statuts de l'Etablissement Public Expérimental UGA, l' EUT, met en ?uvre la formation, la formation tout au long de la vie, la recherche et l'innovation.

L'EUT dispose, de par les statuts de l'EPE, de prérogatives et de compétences dans les domaines de la formation, des ressources humaines, de la recherche, du rayonnement social, de la vie étudiante et de campus. Elle met également en ?uvre toute action concourant à sa visibilité, dans le respect de la politique et du cadrage de l'EPE. Disposant d'une gouvernance et de conseils adaptés à ses missions, l'EUT est également dotée de moyens financiers et humains.

Missions principales :

Sous l'autorité de la secrétaire générale de l'EUT, vous travaillerez avec le directeur et les directeurs adjoints de l'EUT ainsi que la secrétaire générale de l'EUT. Vous devrez vous occuper de la mise en place et du fonctionnement de l'EUT ainsi que de l'organisation et du fonctionnement des conseils de l'EUT.

Activités principales :

- Assurer en lien avec l'équipe de direction l'organisation et la préparation des conseils (calendrier, ordre du jour, envoi et dépôt des documents, rédaction et diffusion des procès-verbaux)
- Organiser les bureaux hebdomadaires et en rédiger les comptes-rendus
- Gérer et suivre la mise en place des outils de travail partagés
- Gérer l'agenda de la direction et organiser les réunions et prises de rendez-vous
- Assurer la conception, la gestion, la diffusion et l'archivage des informations et la documentation relevant des activités de l'EUT
- Assurer un soutien dans le suivi des relations avec les composantes élémentaires composants l'EUT et les autres structures de l'Université (notamment DGD RH et formation)
- Suivre les missions des agents et les achats de la structure avec l'appui d'un service financier
- Participer à la visibilité médiatique (gestion des relations presse, rédaction de communiqués de presse, organisation de conférences de presse)
- Contribuer à la visibilité numérique (animer les réseaux sociaux, alimenter le site web avec l'outil Ksup)
- Organiser des événements institutionnels et participer à ceux des IUT (réunions, séminaires, salons, points presse, portes ouvertes)
- Recueillir, sélectionner et faciliter la circulation de l'information en lien avec les chargés de communication des composantes élémentaires
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches
- Gérer les appels téléphoniques, le courrier papier et électronique et les synchronisations d'agenda électronique
- Contribuer à l'organisation des temps forts de la vie de l'EUT (assemblée générale)
- Assurer divers travaux administratifs (rédaction et mise en forme de courrier interne, classement, e-mails, gestion des parapheurs, etc.)

Une adaptabilité est souhaitée compte tenu de l'obligation de continuité du service et de qualité du résultat et des urgences à traiter.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Apprécier la polyvalence et les tâches variées - Exigé
• Avoir des qualités relationnelles /rédactionnelles - Exigé
• Connaissance d'une langue étrangère (anglais) - Souhaité
• Faire preuve d'organisation - Exigé
• Faire preuve de rigueur, discrétion - Exigé
• Maîtriser des outils bureautiques - Exigé
• Maîtriser les techniques d'accueil - Exigé
• Maîtriser les techniques de communication - Exigé
• Posséder des compétences en gestion administrative - Exigé
• Savoir s'adapter - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2090,50 Euros sur 12 mois