Assistant / Assistante de direction (H/F)

MISSION PRINCIPALE
L'assistant (e ) de direction, sous la responsabilité de la DGS adjointe et en lien étroit avec les deux autres assistantes, apporte à la direction générale des services de l'établissement une aide solide et permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

ACTIVITÉS
Préparation et gestion du Comité social d'administration
o Ordres du jour et les convocations
o Recueillir les documents de travail, préparer le support de présentation ainsi que le relevé de décisions
o Rédiger les procès-verbaux
o Assurer la communication des différents documents dans le respect des délais
o Élaborer le calendrier annuel des comités en lien avec les assistants(es) des autres instances
o Assurer la mise à jour des arrêtés de composition du CSA et de sa formation spécialisée
o Veiller à la mise à jour du règlement intérieur du CSA

Gestion des actes réglementaires (décisions de l'administrateur général et conventions de l'établissement)
o Élaborer et rédiger les décisions prises par l'administrateur général par délégation du conseil d'administration
o Gestion conventions de l'établissement (circuit de signature et tenue du tableau de bord)
o Récapitulatif décisions et conventions pour en faire le compte-rendu au conseil d'administration

Gestion des demandes faites à la direction générale des services
o Suivi quotidien des mails (attribution de la responsabilité de la réponse, suivi des réponses, diffusion de l'information, enregistrement et classement)

Gestion de la communication et des ressources humaines de la direction générale des services
o Mise à jour listes diffusion
o Modération des messages
o Mise à jour page pilotage intranet
o Gestion PHP congés / télétravail, campagnes de promotion, jurys de recrutement

Gestion documentaire de la direction générale des services
o Classement et archivage dossiers papiers et numériques
o Tenir à jour le classement, mise à jour bases de données/fichiers.

Gestion de dossiers spécifiques
o Gestion des droits à acquitter au CFC
o Tableau de bord des régies de recettes et d'avances

COMPÉTENCES
Connaître la réglementation de base de la gestion d'un établissement public
Maitriser les logiciels courants de bureautique
Appliquer les procédures administratives
Gérer les priorités et hiérarchiser les urgences (contraintes calendaires)
Connaître les règles de l'expression orale et écrite
Sens de l'accueil, capacité d'écoute
Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Rendre compte
Rigueur, fiabilité
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en ?uvre des procédures et des règles
Sens relationnel, travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Horaires : 38H25 Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2187,00 Euros à 2196,00 Euros sur 12 mois