Assistant / Assistante de direction (H/F)

Nous recrutons un ou une Assistant / Assistante de direction dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.
CDD allant du 06/11/23 au 17/05/2023.

L'Assistant(e) administrative rattaché(e) à la Direction constitue un relai administratif entre la direction et l'ensemble du personnel ou les étudiants. II a pour rôle d'assurer la gestion administrative du campus.

Gestion des inscriptions et suivi administratif des dossiers étudiants et de la vie du Campus:
Assurer la relation avec les parents et/ou les étudiant(e)s et répondre à toutes leurs questions (frais de scolarité, fonctionnement du campus ...),
Assurer la gestion et le suivi financier des frais d'études (facturation, encaissements, gestion des échéanciers de paiement, relances, ...),
Gestion et suivi des financements et contrats d'alternance (dépôts, facturation, feuilles d'émargements, ...)
Gestion de l'offre de formation et des dossiers sur Mon Compte Formation, KAIROS (pôle emploi), etc...
Gérer administrativement la relation avec le rectorat (gestion des enquêtes, envoi des dossiers destinés au rectorat et/ou centres d'examens en collaboration avec la direction pédagogique)
Veille réglementaire (diplômes d'état, certifications, alternance, rectorat, région, etc...)

Assister la Direction dans la gestion administrative de l'école :
Assister la Direction dans le recrutement des formateurs (recueil des pièces, rédaction des contrats de travail, autorisation d'enseigner, transmission du livret d'accueil, OPCO, mutuelle, médecine du travail...)
Assurer le suivi et contrôle des factures fournisseurs et honoraires formateurs ainsi que le relai avec le service comptabilité et le contrôleur de gestion,
Assistance de la Direction dans la transmission des variables paie, la validation bulletins de salaires, la gestion des notes de frais (relai service paie, relai RH),
Bilan pédagogique financier
Reporting financier en collaboration avec la Direction
Répondre aux demandes d'informations des étudiant(e)s et transmettre les demandes spécifiques aux responsables concernés


Contribuer à l'organisation des actions évènementielles :
Participer aux JPO et salons étudiants et à Ieur organisation
Contribuer à l'organisation des évènements internes du campus

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros sur 12 mois