Assistant / Assistante de direction (H/F)

L'ESAT hors les murs « Trajectoires Emploi » accueille et accompagne 40 travailleurs présentant un handicap mental : déficience intellectuelle, troubles psychiques, troubles cognitifs.
Son objectif est de faciliter leur insertion professionnelle en entreprise
Il n'y a pas d'ateliers de production sur place. L'ESAT hors les murs travaille avec des entreprises ainsi que des collectivités dans différents secteurs : administratif, restauration, grande distribution, services

Intégré(e) au secrétariat général, l'assistant(e) de direction épaule la direction générale dans l'exercice de ses missions et joue un rôle pivot pour fluidifier la réalisation des tâches impliquant la directrice générale et les différentes directions support. L'assistant(e) de direction est rattaché(e) hiérarchiquement au secrétaire général.

Missions principales :

Au sein d'une équipe soudée et accueillante vous seconderez le secrétariat général, vous intervenez sur l'ensemble des affaires administratives et des moyens généraux du siège social et de la direction générale. Vous apportez le support et l'assistance auprès du secrétaire général.

Vous êtes un acteur incontournable de bon fonctionnement administratif et serez autonome dans la réalisation des tâches qui vous seront confiées par la directrice générale et le secrétaire général, en lien notamment avec la gestion opérationnelle de l'administration du siège, la mise à disposition des moyens généraux, l'administration de la gouvernance et de la vie associative.

Vous participez en lien avec le secrétaire général au bon fonctionnement des Bureaux, Conseils d'Administration et des Assemblées générales et des instance spécialisées en assurant un environnement optimal permettant la prise des décisions (commissions, réunions diverses), y compris pour les entités connexes.

Véritable bras droit opérationnel du Secrétaire général, vous participez à la diffusion des communications internes et externes avec le responsable communication et à l'organisation des événements internes et externes, soutien logistique (relation fournisseurs, production de devis ). Vous superviserez la prestation d'entretien des locaux du siège en coordonnant l'intervention des prestataires et diffusant les règles de bonne conduite auprès des collaborateurs. Vous prendrez en charge l'approvisionnement du siège en fournitures.

Vos missions spécifiques seront :

Administration et moyens généraux :
- Coordonner les réunions au siège et gérer les moyens/équipements afférents
- Apporter son concours au secrétaire général dans la préparation et la mise en ?uvre des décisions des instances
- Préparer et suivre divers dossiers administratifs, des dossiers de demande de subventions, de dossiers de demande d'agréments et autres formalités déclaratives réglementaires
- Rédiger, mettre en forme des courriers, des comptes rendus et des documents administratifs
- Superviser l'accueil physique et téléphonique de la direction, le circuit courrier et coordonner l'activité d'agent administratif
- Participer à la mise en place de la politique de gestion de flotte automobile et mettre en ?uvre les actions permettant à l'association d'observer la législation applicable aux véhicules d'entreprises (participer à l'élaboration et au déploiement d'outils, assurer la gestion et le suivi des contraventions des établissements et du siège, réaliser la désignation des auteurs d'infractions sur le site de l'ANTAI)
- Suivre administrativement le parc automobile et les sujets assurantiels (recensement du parc, mise à jour des cartes grises, production d'attestations d'assurance, relations avec le courtier )
- Participer à administrer la vie associative (gestion des adhésions et des outils dédiés, lancement des campagnes d'adhésion en lien avec la communication, assistance aux administrateurs et aux adhérents, formalités déclaratives pour les cotisations, émission des reçus fiscaux, participation aux comités de territoire )

Traitement et mise en forme de l'information et Communication électronique :
- Assurer la mise en forme des annonces et offres d'emploi et leur publication en ligne (site internet de l'Unapei 92, réseaux sociaux )
- Participer à la diffusion des communications internes et externes

Durée de travail : 36h30 par semaine avec 64,8 heures de repos de récupération par an

Horaires : 36H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 33000,00 Euros sur 12 mois