Assistant / Assistante de direction (H/F)

Etablissement Public de Santé de 918 lits et places, accueille et accompagne des personnes âgées et des personnes handicapées. L'établissement bénéficie d'une filière gériatrique quasi complète s'articulant autour de trois pôles cliniques : le pôle « Médecine et réadaptation », le pôle « Hébergement et soins gériatriques », le pôle « Accompagnement handicaps » ainsi que d'un pôle Management et Logistique.

Missions générales
- Gestion du secrétariat de direction du CHDB (accueil, accueil téléphonique, gestion de la messagerie )
- Accueil des personnes : professionnels de l'établissement, partenaires extérieurs
- Réception, traitement, mise en circulation de l'information, des documents, des appels téléphoniques et messages électroniques, entre la Direction déléguée et les différentes directions et services
- Organisation des réunions
- Frappe du courrier, enregistrement, expédition
- Rédaction des notes d'information

Savoirs et compétences
- Secrétariat ; accueil téléphonique ; bureautique
- Classement et archivages papier et électronique
- Communication / relations interpersonnelles
- Solides compétences rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement institutionnel d'un établissement hospitalier
- Droit Hospitalier / Droits et devoirs de la Fonction publique

Qualités professionnelles et savoir-être
- Sens aigu de la loyauté
- Discrétion professionnelle et réserve
- Polyvalence
- Esprit d'initiative / Curiosité
- Capacité de discernement et d'identification des enjeux
- Rigueur
- Grande capacité d'organisation
- Aptitudes relationnelles fortes avec l'ensemble des acteurs internes et externes
- Gestion du stress

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Sténographie - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Fonction publique