Assistant / Assistante de direction entreprise de bâtiment (H/F)

En prévision d'un départ en retraite,

Au sein d'une équipe conviviale, constituée d'une quinzaine de personnes le/la Secrétaire Technique assure un rôle central et polyvalent au sein de l'agence.
Ses principales missions sont les suivantes :
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels de l'agence ; renseigner les interlocuteurs

- Gérer la boite email générale de l'agence ; relayer les messages en interne

- Traiter et dispatcher aux techniciens les demandes de dépannage

- Participer à l'établissement et à l'envoi des devis techniques Participer à la mise en forme et à l'envoi des devis techniques

- Avec le Directeur, répondre aux appels d'offres des marchés publics : suivre et répondre aux consultations, recueillir et transmettre les pièces administratives, respecter les procédures d'envoi et les échéances

- Saisir et enregistrer les affaires : chantiers, interventions...

- Editer, envoyer et relancer les factures.

- Rechercher et commander du matériel technique chez les fournisseurs - référencés ou nouveaux : recherche, consultation et visite de fournisseurs ; négociation de prix.

- Assurer une veille sur le marché du matériel et produits de chantier.

- Gérer les services généraux de l'agence : fournitures, maintenance.

- Proposer et mettre en place des améliorations au bon fonctionnement de l'agence en termes d'organisation, d'outils, de méthodes.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération négociable