Assistant / Assistante de Direction en Immobilier (H/F)

Cardinal Campus gère plus de 3500 logements répartis sur toute la France, leaders sur le marché de la gestion de Résidences Etudiantes, grâce à son concept novateur en matière d espace d échange collaboratif tel que les Chill Room, les Coworking room et les Fun Lab.

Cardinal Campus est devenu en près de 10 ans un des leaders sur le marché de la gestion de Résidences Etudiantes et gère plus de 4000 logements répartis dans une quarantaine de Résidences sur l'ensemble du territoire.

Logements équipés et meublés, chill room, espaces de co-working, soirées à thème, jardins partagés, wash bar, Fun Lab, tout est conçu pour favoriser une expérience utilisateur tournée vers le partage, la mixité des usages et la convivialité.

Vous serez sous la responsabilité du Directeur d'Exploitation

VOS MISSIONS PRINCIPALES :

- Assister le Directeur d'Exploitation et les membres du service d'exploitation dans leur tâches administratives : la passation et le suivi des contrats de maintenance (contrathèque), la relations exploitation / propriétaires et exploitation /syndic.
- Etre la 1ère interlocutrice des propriétaires pour les questions d'exploitation.
- Réceptionner l'ensemble des demandes concernant les propriétaires élaborées par les Responsables Techniques d'Exploitation : en assurer l'envoi et la bonne présentation écrite, faire régulièrement des relance aux propriétaires.
- Alerter le Directeur d'Exploitation en cas de difficultés (notamment en cas d'absence de réponse) ou de conflits.
- Au retour des réponses propriétaires, valider les devis et transmettre les accords à la planification ou aux Responsables Techniques pour les interventions réalisées par des prestataires.
- Contrôler le suivi et transmettre les accords au service concerné
- Faire remonter l'information en cas de délais anormaux et de sujets sensibles ou complexes, ou le non-respect des règles d'exploitation.
- Gérer l'envoi et la réception des courriers à l'attention des propriétaires et des différents interlocuteurs des membres du service.
- Gérer la reproduction des clefs des résidences

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 27000,00 Euros à 31000,00 Euros sur 12 mois