Assistant / Assistante de direction bilingue

* AGENDA :
- Organisation et gestion totale de l'agenda ;
- Programmation des : Comités Plaque A+1 (4 / an) ou Pays, Conférences téléphoniques, Comités France et Europe, Comités France et Europe Spécifique Vision, Comités sur les Opérations Immobilières, LiveMeeting Résultats Financiers, Entretiens annuels & Entretiens mi-
année

* CONGÉS :
- Établir un planning des demandes et s'assurer des permanences pour les périodes de congés (été & fin d'année) de l'équipe des opérations, des Plaques & Pays européens ;
- Établir S-1 à minima, les délégations d'absence

* DÉPLACEMENTS :
- Planifier les déplacements souhaités et coordonner avec le local ;
- Commander les billets via l'outil TRAVELDOO en respect de la politique voyage Groupe ;
- Constituer les dossiers nécessaires ; prévoir accueil, hôtel .

* COMITES PLAQUES et PAYS:
- Organisation logistique avec synchro locale si délocalisé ;
- Rédaction et diffusion du compte rendu

* DIVERS :
- Contrôle des notes de frais avant signature ;
- Mise à jour des listes téléphones réseau , des contacts
- Numérotation des courriers, notes, classement
- Adresser la convocation aux Directeurs d'Établissement convoqués en Revue de Performance,
- Suivre la réception des dossiers

* RÉCLAMATIONS CLIENTS :
- Enregistrement des courriers ; traitement ; suivi ; statistiques en fin d'année

* BONS DE COMMANDE :
- Vérification & suivi factures CWT avant saisie WEBCOMMAND

* SÉCURITÉ, HYGIÈNE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
- Respecter les consignes et procédures de sécurité
- Maintenir l'ordre et la propreté de son poste de travail Lors des déplacements dans le réseau , respecter les consignes de sécurité applicables
aux établissements (Exemple : Port des chaussures de sécurité dans l'Atelier et le MPR).

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération à valider avec la société