Assistant / Assistante de direction bilingue (H/F)

Lieu de formation et de création, le Conservatoire National Supérieur Musique et Danse de Lyon forme les talents de demain. Etablissement public d'enseignement supérieur, il est rattaché au Ministère de la Culture.
Il compte plus de 600 étudiants répartis entre différentes disciplines. Il est composé de 200 enseignants et de 90 personnels administratifs.

Fiches de poste plus détaillée sur le site internet : http://www.cnsmd-lyon.fr/fr-2/letablissement/recrutement

Le Conservatoire National Supérieur de Musique et Danse de Lyon est un établissement d'enseignement supérieur rattaché au Ministère de la Culture et à la Fonction Publique d'Etat.

1. Organisation de la vie professionnelle de la direction
Assurer l'assistance et le secrétariat du directeur, de la directrice adjointe, de la directrice des études musicales

2. Accueil du secrétariat de direction
Assurer l'accueil physique, téléphonique et de la messagerie électronique,
Assurer l'information et l'orientation des différents interlocuteurs de la direction.
Recevoir, filtrer et redistribuer les communications téléphoniques et mails.
Apprécier les degrés d'urgence et de gravité des demandes.
Adapter son discours en fonction des interlocuteurs

3. Information et communication
Jouer un rôle majeur dans la diffusion de la communication et de l'information entre les services de l'établissement (administratifs, technique et pédagogiques), ainsi qu'avec la communauté étudiante.
Produire des supports et documents de communication interne.

3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Effectuer la saisie, la mise en forme, l'enregistrement, la diffusion, la copie, le classement de documents tels que courriers, comptes rendus de réunion, ordres du jour de réunions, conventions, envois en nombre, etc.

4. Protocole
Accueil physique des partenaires extérieurs, notamment représentants du Ministère de la culture et tout représentant des institutions étatiques et/ou des collectivités territoriales, des établissements d'enseignement supérieurs, des partenaires, mécènes
Préparation de ces rendez-vous protocolaires en lien avec la direction et les différents services (taxi, café, restauration, salle, transmission des informations )

5. Secrétariat de l'établissement et de la direction
Assurer la réception et la distribution du courrier, des parapheurs de l'ensemble des services, la diffusion et le classement des informations liées à l'activité du service.
Assurer et gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau pour la direction.

Savoir-faire
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Règles protocolaires - maitrise de l'anglais appréciée
- Maîtrise des outils informatiques

Savoir-être
- Adaptabilité
- Sens de l'organisation et anticipation (gestion des urgences, des priorités)
- Réactivité, rapidité
- Sens du service au public
- Perspicacité
- Sens de l'écoute
- Fermeté et diplomatie
- Loyauté, confidentialité, lien de confiance avec la direction
- Appréhension des enjeux

Poste télétravaillable (1 à 3 jours/semaine max) - Accès à la cantine subventionné - 51 jours congés annuels, dont RTT inclus

Ouvert aux contractuels venant du privé - 1er CDD de 4 mois puis réouverture du poste permanent.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Bonne connaissance des processus de paie - Exigé
• Bonne connaissance du droit social - Exigé
• Maîtrise des outils informatiques et numériques - Exigé
• Maîtrise des techniques de communication écrite - Exigé
• Maîtrise statutaire de la réglementation RH - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois