Assistant / Assistante de direction bilingue (H/F)

Réf : 23-34-P-EXPD-UO

Les missions :
Le bureau des utilisateurs de l'ESRF veille au bon déroulement de son vaste programme d'expériences publiques réalisées sur 36 instruments différents (lignes de lumière). Sa mission est de garantir le bon fonctionnement des procédures d'accès mises en place pour la communauté des utilisateurs tout en veillant à ce qu'elles soient en phase avec l'évolution scientifique et opérationnelle de l'ESRF. Le bureau des utilisateurs de l'ESRF sert d'intermédiaire entre les utilisateurs scientifiques du programme public et l'ESRF. C'est également le lien entre l'ESRF et son comité d'utilisateurs qui représente les différentes communautés scientifiques.

En tant qu'assistant-e administratif-ve du bureau des utilisateurs, vous travaillerez en coordination avec ses deux autres membres administratifs.

Vos missions sont les suivantes:

* Gérer tous les aspects administratifs du programme expérimental (coordination de la réception et de l'examen des demandes de temps de faisceau sur les lignes de lumière et organisation des réunions (sur site) du comité examinant ces propositions)
* Organiser les visites des scientifiques (répondre aux courriels, traiter les invitations, les assister dans les procédures administratives liées à leur expérience, gérer et réserver leur hébergement
* Apporter assistance aux visiteurs scientifiques, sur le site et par des pages web compréhensives
* Organiser l'évènement annuel pour les visiteurs scientifique

Les compétences :
* Niveau EQF 5 en administration et affaires ou un diplôme équivalent en secrétariat / assistant (NVQ niveau 4, BAC +3 ou un diplôme équivalent de l'enseignement supérieur)
* Au moins 5 ans d'expérience professionnelle
* Excellent niveau d'anglais et de français
* Bonnes compétences en informatique (traitement de texte, tableurs et présentations)
* Capacité à apprendre et à maîtriser de nouveaux outils informatiques spécifiques à l'ESRF
* Organisation, capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
* Volonté d'assumer la responsabilité des activités et de développer de nouvelles compétences
* Bonnes compétences en communication vous permettant de travailler dans un environnement multiculturel.

Les conditions de travail :

Contrat à durée indéterminée.

Le salaire sera calculé en fonction du niveau de qualifications et de l'expérience professionnelle pertinente

Vous vous reconnaissez dans ce descriptif ? Alors envoyez votre candidature à votre prochain challenge professionnel!

Ce que nous vous proposons:

* Rejoignez un institut de recherche international innovant, dont les 2auipes proviennent de 38 pays différents
* Collaborez avec des experts partout dans le monde pour faire progresser la science et relever les défis sociétaux
* Venez vivre à Grenoble - une ville dynamique, au coeur des Alpes, et la Capitale Verte Européenne en 2022
* Profitez d'un cadre stimulant conçu pour favoriser un bel équilibre de vie professionnelle-vie privée
* Bénéficiez de nos avantages sociaux et indemnités, ainsi qu'un support financier si vous devez déménager de loin pour venir vous
installer à Grenoble

Pour plus d'information concernant nos termes et conditions d'embauche, veuillez visiter https://www.esrf.fr/home/Jobs/what-we-offer.html


L'ESRF recrute dans le respect de l'égalité des chances et promeut la diversité dans ses équipes. Nous encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?
Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Annuel de 31000 Euros sur 13 mois