Assistant / Assistante administrative et pédagogique du CFA (H/F)

Ensemble scolaire privé de l enseignement catholique, le lycée Charles de Foucauld est un acteur majeur des établissements de la formation initiale sur le Grand Nancy. De la maternelle au BAC + 3 nous accompagnons une offre de formations générales, technologiques et professionnelles dans des domaines diversifiés tels que le commerce et marketing, les métiers de l administration, management, comptabilité gestion, sanitaire et social, maintenance industrielle, les systèmes numériques

Sous l'autorité du directeur du CFA, est en soutien du travail des autres collaborateurs et facilite ainsi la réalisation de leurs missions. Pour cela, il/elle assure, dans sa spécialité, une prise en charge des dossiers qui lui sont confié(e)s. De plus, assure la logistique des événements dont l'organisation lui est confiée. En contact avec les interlocuteurs de la structure, participe pleinement à son rayonnement et à la communication interne.

- Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
- En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
- Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
- Effectue et organise le classement physique et Ypareo
- Vérifie la réalisation des actions à mener, effectue les relances nécessaires.
- Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés au sein de l'établissement.
- Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : Prépare l'ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.
- OPCO et entreprise : transmets et gère le retour des prises en charge des opco (cerfa, convention, prise en charge) et tient à jour la base YPAREO en GED.
- Parcoursup : Extrait et transmet à la CJE, les nouveaux inscrits dans parcoursup. Renseigne Parcoursup lors de la réception du numéro de contrat
- Activités relatives aux différents systèmes qualité :
Participer aux démarches Qualité (proposer l'élaboration ou la modification de document, faire remonter les informations, ...), appliquer l'ensemble des dispositions des différents systèmes Qualité (rédiger des documents Qualité, gérer les anomalies de son champ d'application, ... ),
Contribuer à la veille et à la pérennité de l'ensemble des dispositions des différents systèmes Qualité (déclencher les différentes actions d'amélioration, préventives et correctives, s'assurer de leur bonne application ...),
- Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements
- Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
- Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
- Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en ?uvre et respect.
- Participe au suivi des conventions, contrats, prestations et subventions en lien avec la comptabilité
- Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur.
- Participe à un ou plusieurs processus liés à l'activité de sa structure : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
- Élabore des tableaux de bord de suivi, des échéanciers, des états statistiques.
- Organise la logistique des salons, colloques destinés aux jeunes et/ou aux entreprises auxquels participent le CFA/CFC Forelis.
- En coordination avec la DDEC et le Campus St Nicolas, s'assure de la mise à disposition des supports et des outils de communication pour le CFA (flyers, affiches, plaquettes ).
- Participe à l'élaboration éditoriale et/ou graphique des invitations, newsletters ou e mailing à destination des entreprises et/ou des jeunes (campagnes de recrutement ou de collecte de la taxe d'apprentissage ).
- Participe aux relations presse et assure un panorama presse régulier.
- Coordonne les rédacteurs de la newsletter ou journal du CFA et les partenaires externes afin d'assurer une publication régulière.
- Participe au choix des sujets de la newsletter et/ou journal de l'association et à leur rédaction.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective - Souhaité
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs - Souhaité
• Repérer des dégradations ou incidents - Souhaité
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures  - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération en fonction de l'