Assistant / Assistante administration polyvalente (H/F)

Pour accompagner son fort développement et ses équipes dynamiques, Eclipse Technics recherche son/sa nouveau/nouvelle assistant(e) administratif(ve) polyvalant(e)

Vous êtes attirés par l'innovation et les missions variée ? La routine vous ennuie et vous aimez travailler dans un environnement dynamique, avec des équipes à dimension humaines ? Rejoignez-nous.

Le poste
Au sein d'Eclipse Technics et en interaction avec l'ensemble des salarié de l'entreprise, les missions de notre nouveau/nouvelle assistant(e) administrative polyvalant(e) seront variées :
-Gestionnaire de l'administration des ventes (ADV)
-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la société.
-Assurer les tâches générales administratives et fonctionnelles du bureau.
-Piloter les contrats de prestation de services généraux, réaliser les devis et suivre les interventions externes.
-Support des équipes opérationnelles dans leurs tâches diverses.
-Support à la gestion RH

Dans le détail il s'agira :

- Gestion ADV

S'assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
Gérer la facturation (création et suivi de la facturation), les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels
Tenue d'un reporting mensuelle des activités ADV pour la Direction
Elaboration de tableaux de bord de suivi de KPI.

- Gestion accueil

Gestion appels téléphoniques et accueil des visiteurs
Préparer les visites et les locaux pour l'accueil des visiteurs, internes ou externes à la société

- Administration technique

Appui administratif sur fonctions supports
Gestion des supports des documents administratifs et techniques (lettres, Memo )
Mise en page de document technique et/ou éléments de reporting selon nouvelle charte graphique
Archivage documentation technique ET (NDA, STC, DOA, commandes )
Assistance à la gestion de la documentation qualité

- Moyens Généraux & vie en entreprise

Organisation, optimisation et gestion des déplacements professionnels des salariés (Commandes transports, hôtel, location voiture, demande et suivi des avances )
Gestion des véhicules de société, ainsi que les locations de voiture
Gestion des notes de frais (déplacements, direction )
Gestion des commandes diverses pour les fournitures générales (fournisseurs, prestataires, fournitures bureaux, transport)
Suivi administratif des obligations de gestion des risques professionnels (mise à jour document unique, suivi des formations SST )
Gestion de l'entretien du bâtiment et sa conformité (suivi vérifications annuelles extincteurs, BAES, suivi prestataire ménage, suivi entretien portail, alarme, etc )
Gestion du budget (à définir) vie en entreprise, organisation générale des espaces de travail et proposition et suivi d'amélioration.
Organisation d'évènements internes

- Administration RH

Gestion et suivi des congés et absences
Gestion des salariés et prestataires, circuit et administratif des embauches et départs
Gestion et suivi des visites médicales obligatoires
Gestion des éléments de paie
Gestion des demandes de sous-traitance technique avec les prestataires, identification des profils, gestion et organisation des entretiens de sélection
Suivi des formations

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Organisation de la chaîne logistique - Souhaité
• Anglais technique - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Qualité d¿accueil, courtoisie, sens du service. - Souhaité
• Rigueur, organisation et sens des priorités - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Annuel de 28000,00 Euros à 32000,00 Euros sur 12 mois